かんたんなPTAマニュアルの作り方(参考例あり)

PTAマニュアルの作り方

こんにちは、運営者の吉井良平です。

 

新年度になって、ジャンケンやあみだくじで、PTA役員になってしまった方もいらっしゃいますよね?

で、前年度の役員さんからクリアファイルで前年度の書類一式を渡されて、口頭で引継ぎを受けた方も多いと思います。(昨年の私のことです)

それはそれで仕方がないことなんですが、やっぱりマニュアルがあった方が良いので、後任の方のためにマニュアルを作りましょう。

いざマニュアルを作ろうと思っても、一から作るのはそれなりに大変なので、私なりのマニュアルの作り方と、作成例を紹介します。参考にしていただければ幸いです。

 

PTAにマニュアルが必要な理由

 

昨年の4月、娘の小学校の決まりとして6年間に一回は何かのクラス役員をしなければいけないので、クラスの広報委員に手を上げました。それからクラス委員が集まって、委員長を決めるジャンケンです。

そんなにジャンケンは強い方じゃないのに、なんと25人中で勝ってしまったのです・・・

まぁでも勝ってしまったのは仕方がないので、一年間、PTAの広報委員長を務めました。

やってみると、学校の先生と仲良くなったり、学校に出入りして普段の子ども達の様子を見ることができて、それなりにやって良かったと思っています。

PTAには男手が少ないので、数少ない男手としてお母さんたちにチヤホヤされたのも、ちょっと嬉しかったです^^まぁ利用されているだけなんですが、やっぱりいくつになっても女性からモテるのは嬉しいものですね。男性の保護者の方、やってみてはいかがですか?

 

それはさておき、PTAの役員は毎年変わるので、なかなか経験を蓄積することが難しいなぁと感じました。「去年も同じことに困っていたはずだけどなぁ」と感じたこともしばしば。

もちろん、その年の役員さんが考えて独自色を出していけば良いのですが、毎年決まっていることに関しては、マニュアルがあった方が良いですね。

後任の人のためにもなりますし、マニュアルがあった方が自分が引継ぎをするときにも楽です。

 

でも、実際にマニュアルを一から作るのは大変だし、正直面倒というところもありますよね。私も本来、この記事は3月頃に書けば良かったのですが、実際に引継ぎをする前日にマニュアルを作ったので、4月になってからの投稿になってしまいました。

もうちょっとマニュアルに書かないといけないこともあったのですが、一旦それなりのマニュアルがあれば、次年度からはそこに付け足していけば良いので、まずはマニュアルが存在するということが重要です。

 

私は前職で受注センターの業務マニュアルを作ったり、同窓会の幹事マニュアルを作ったことがあるので、マニュアルの作り方に関しては、それなりにノウハウがあります。

これから、実際の作り方を紹介していきますね。

 

マニュアルを作る際の考え方

 

まず考え方として、PTAのマニュアルはアバウトで良いと思います。何かの取扱説明書のように、こと細かく手順を説明するより、やる事が一覧で分かるようなリスト形式にする方が良いでしょう。

どうせ毎年、人が変わればやり方も変わるのです。学校の方も(公立学校であれば)毎年、人事異動で先生方も変わっていくのです。

なので、あまり細かくマニュアルを作っても無駄になります。最低限やらないといけないことが分かるもので充分です。

 

アバウトなのがPTAの良いところでもあるので、分からなかったら電話で問い合わせしてもらえば良いし、その年独自のルールを作ってもらっても良いという気構えで大丈夫だと思います。

(この辺は、その学校のPTAの雰囲気もあると思いますけど)

 

使用するツールはエクセル

 

マニュアルに使用するツールとしては、エクセルを勧めます。

私がエクセルに関するサイトをやっているから、ということではなく、以下の理由によります。

 

変更が容易

 

PTAマニュアルだけじゃなくて、マニュアル全般に言えますが、「マニュアルが使えない」と言われることも良くありますよね。

この「マニュアルが使えない」と言われる大きな原因に、マニュアルが更新されていないことがあります。数年前、ひどい場合は10年単位で、昔作ったマニュアルがそのままの形で残っていることも良くあります。

 

ではなぜマニュアルが更新されないかというと、「マニュアルの更新が面倒だから」です。なぜマニュアルの更新が面倒かというと、マニュアルの作り方にも原因があるのです。

ワードなどの文書型ソフトだと、文書の最初の方を変更したら、全体のページが変わってきます。一つの部分を変更することは、そのマニュアルそのものを変更することになります。少しの変更をするだけでも、大仕事になってしまうのです。

 

その点エクセルであれば、該当することが書いてあるシートのみを変更して、そのページだけを差し替えれば良いのです。変更に対する手間が、全然違います。

 

アバウトに作れる

 

ワードなどの文書でマニュアルを作ると、ページ数に制限が無いので、ついつい書き込みすぎてしまうことがあります。文章で説明すると、ついつい長くなってしまいがちです。

エクセルのような表形式の文書だと、基本的に箇条書きになるので、そんなに書き込むことがありません。

また、1業務1ページというルールを設定した場合にも、ページ構成を気にすることなく、シートを追加すれば良いだけです。

 

引継ぎ書類が少なくて済む

 

PTAの業務は、出来るだけ不要な手間を省くべきですよね。

ワードでマニュアルを作ると、「スケジュール」「名簿」など、エクセルで作る表は別ファイルにしなければいけなくなります。よって、必然的に引継ぎするファイル数が増えます。

引継ぎの際にファイル数が多いと、必然的に引継ぎの手間が増えます。後任の方も、あれこれファイルを探さないといけなくなります。

「このファイルさえ見れば大丈夫」という形で、マニュアルを作りましょう。

 

その他のソフトとの比較

 

PTAはいろんな方が関わるのが前提です。マニュアルで使用するツールに関しても、半数以上の人が「あー、エクセルね」などと、すぐに分かるツールを使う必要があります。

 

また、家にパソコンが無い人も結構います。学校のPTAルーム(ない学校もありますが)にあるパソコンは、ほとんどウインドウズだと思いますので、ウインドウズPCで動くことが前提です。

あと、うちの小学校だけかもしれませんが、PTAルームのパソコンはネットにつながってないんですよね。ネットにつながってれば、Googleのサービスも捨てがたいメリットはあるのですが、ネットにつながってないと・・・です。

 

ということで、将来的にはクラウド型等々で便利なツールが出来るかもしれませんが、現状はワードかエクセルの二択になると思います。その二つのうちでは、断然エクセルです。

 

実際の作り方

 

考え方のところで書きましたが、アバウトで良いので、そんなに深く考えることなく作りはじめましょう。

「迷わず作れよ、作れば分かるさ」の精神です。

また、書類の見た目にもこだわる必要はありません。PTAに関わる人には、いろんな人がいますので、中にはエクセルをほとんど触ったことがない人もいます。そういう人でも手が加えられるように、できるだけ素のままの方が、むしろ良いと思います。

 

これから、私が作った例をもとに紹介していきますね。

PTAマニュアル作例

私が作った例

 

表紙(1枚目)を作る

 

まず、表紙(1枚目)を作りはじめました。

① はじめに

一応、最初に次年度以降も活用して欲しいことを書いておきました。

② 年度の最初にやること一覧

PTAの仕事は、年度の初めが一番大変です。

役員になったばかりの時は、何からやって良いか分からないので、最初にやるべきことをリスト形式でまとめて書きました。

逆に言うと、最初の一か月間を乗り切れば、後は大体ペースがつかめてきます。

③ 具体的な業務に関して

広報委員のメインの仕事は、広報紙の作成です。

表紙には「こういうことがある」ということだけを載せておいて、実際の作り方、シートを別にして別途マニュアルを作っています。

④ PTAルームの使い方

PTAで使用する部屋の使い方に関しては、シートを別にして別途マニュアルを作りました。

⑤ 反省事項

一年間PTA役員をやってみて、次年度に改善した方が良い点があれば最後に書いておきます。

個別の業務マニュアルを作る

「広報紙の作り方」という個別の業務に関しては、1シート1ページを目安に作りました。「季節業務への対応」「紙面の構成方法」に関しては、詳しく書いていると1ページに収まらないので、また別途違うシートを作成しています。

実際のサンプル

私が作ったエクセルファイルを、参考までに掲載します。

160420_PTAマニュアル

これに、年間スケジュールと名簿が入っていればバッチリです。

学校や、委員会によって違うと思いますが、使いまわしできるところは使いまわしてくださいね。

 

まとめ

PTA業務に関しては、皆さんそれぞれの考え方があると思いますが、まずはマニュアルが存在するということが重要です。とりあえずのマニュアルが存在すれば、少しずつでも経験が蓄積されていくはずです。

思いがけなくも役員になってしまった方で、引継ぎにマニュアルが無かった方は、次年度の役員さんのためにマニュアルを作ってあげましょうね。

 

まずは、かんたんなもので充分です!

PTAマニュアルの作り方

2 件のコメント

  • 初めまして
    今年、子ども会の役員をしていて、
    次年度へわかりやすく、簡単に引き継ぐには
    どうしたらいいかと悩んでいてこちらに着きました。

    シンプルな形でとても参考になりました。
    利用させていただきますね。
    ありがとうございます

    • ありがとうございます^^
      PTAや子ども会にはいろんな考え方がありますが、シンプルなものが良いというところに共感していただいて嬉しいです^^

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    ABOUTこの記事をかいた人

    昭和48年広島県生まれ。現在も広島に住んでいます。 趣味は音楽鑑賞(邦楽、洋楽問わず、クラシック、童謡も)、マンガです。エクセルを効率的に使う方法を紹介して、あなたのお役に立ちたいと思っています。