計画の進捗をグラフで視覚化!シンプルなExcel進捗管理表

エクセルで進捗管理表!

こんにちは、エクセル使いこなし隊 隊長の吉井良平です。

みなさんは、仕事の進捗管理をどのようにされていますか?

 

先日エクセルでマンダラートを作成して、自分でもやるべきことをあげてみました。そこから進捗管理表を作ろうと思ったのですが、一人でやることなのでガントチャートを作るほどでもない・・・ということで、個人で仕事をされる方にも使える進捗管理表を作ってみました。

自分で使ってみて、進捗がグラフ化されてなかなか良い感じです。シンプルだからこその使いやすさがあります。

ぜひご活用ください^^

仕事だけじゃなくて、勉強や自己啓発の管理にも使えると思います!

 

 

ダウンロード

 

進捗管理表を作った際の考え方

 

進捗管理のフォーマットとしては、何と言ってもガントチャート(左側に項目があって、日付に矢印を引っぱっていくもの)が有名ですね。

私もサラリーマン時代に何回か使ったことがあり、確かに便利なのですが、表を作るのに時間がかかるというデメリットがあります。

 

大きなプロジェクトで、いろんな人が関わって、この工程が終わらないとその次の工程に進まない・・・という場合には、やはりガントチャートを作らないといけませんが、個人レベルの計画管理であれば、そこまで必要ありません。

 

まず実行をしないといけないのに、チャートを作るのに時間がかかってはいけませんよね。

 

なので、ただ単純に「やること」と「予定日」と「終了日」だけを入力するフォーマットにしてみました。

エクセル進捗管理表

実際に入力したところ

 

使い方

 

非常にシンプルです。

 

1. データの入力

 

「やること」欄(E列)に、やるべきことを入力していきます。

「予定日付」欄(F列)に、終了予定日(その日までに終わらせる目標の日付)を入力します。

実際にその作業が終わったら、「終了日付」欄(G列)に日付を入力します。

「大分類」(C列)、「小分類」(D列)に関しては、入力してもしなくても構いません。使用しない場合は、削除せず非表示にしてくださいね。(削除をすると、グラフのマクロが動かなくなるので)

 

データの追加は「行の追加」ボタンを押すと、行が追加されます。

既にTODOリストが別にある場合は、コピペで貼り付けても大丈夫です。

エクセル進捗管理表

入力画面

 

2. グラフの作成

 

入力が終わったら、「進捗グラフ作成」ボタンを押すだけです。

グラフはその都度、何回でも作っていただいて構いません。(ただし、前に作ったグラフは消えます)

 

実際にどのように動くか、使い方の動画を作ってみましたので、必要な方はご覧ください。

 

ご利用時の注意点

 

進捗管理表を作っていて、この項目については、新しく進捗表を作りたいな、ということもあると思います。

その際は、「進捗管理表」シートをコピーして作ってください。シートの名前も適当に変更していただいて大丈夫です。ちゃんとグラフも出ます。

行の挿入などもしていただいて大丈夫です。(列の挿入は、グラフのマクロが正しく動かなくなります)

「大分類」「小分類」「やること」などの、項目の名前を変更したい場合は、ご自由に自分の好きな名前に変更してくださいね。

 

最後に

 

ただの進捗管理表にグラフの機能を付けただけですが、予定と実績の差異を確認するには視覚化することが重要です。

グラフが右肩上がりだと、モチベーションの維持にもなりますよね。

エクセルで進捗管理をされる方は、ぜひご活用ください!

 

(2016/6/10追記:普通の横書きのスケジュール表も作りました。横書きのスケジュール表は、「5秒で作れるスケジュール表~日付挿入や祝日の色付け不要」の記事をご覧下さい)

 

エクセルで進捗管理表!

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    昭和48年広島県生まれ。現在も広島に住んでいます。 趣味は音楽鑑賞(邦楽、洋楽問わず、クラシック、童謡も)、マンガです。エクセルを効率的に使う方法を紹介して、あなたのお役に立ちたいと思っています。