新入社員の方へ!魔九郎と学ぶエクセル講座開始!

こんにちは、吉井良平です。

3月も残すところ約1週間、だいぶ暖かくなって、春めいてきましたね。この春から、新しく社会人になられる方もいらっしゃると思います。

 

そこで、これからの社会人生活に大きく差がつく、「エクセル」の講座を始めようと思い立ちました。まずは、一緒に勉強をしていただく、新キャラクターを紹介します。

 

真黒 魔九郎 (まくろ まくろう)

 

 
魔九郎3

真黒 魔九郎 (まくろ まくろう)

この春から、スポーツ用品メーカー「マカーイ」に入社し、営業部に配属された22歳。

口癖は、「この恨み、はらさでおくべきか!」

趣味は復讐・・・(徐々に矯正していきます)

 

えー・・・

エクセルの「マクロ」機能から、藤子不二雄A先生の伝説のキャラクター 「喪黒 福造」「浦見魔太郎」を合成して作りました。ちょっと黒いところがあります。

 

原作をご存じない方のために(最近の方は知りませんよね・・・)

 

 

セールスマン喪黒福造が、あなたの夢をかなえます。

ただし約束を破ったりしたら・・・

ドーン!! オーホッホッホッホッ!

 

 

 

いじめられっ子の魔太郎少年が、魔術を使って、いじめっ子に復讐する物語。

少年マンガにありえないシュールさ・・・

 

・・・特に深い意味はありません。マクロから連想したダジャレです。グフフフフ・・・

 

最初に作った絵はこれです!

 

著作権的に怒られそうだったので、今回だけの登場です。

でも、これはコピーではありません。リスペクトです!!

人気になったら、本当に藤子不二雄A先生に書いていただきたいです!!

 

ちなみに、スポーツ用品メーカー「マカーイ」は、魔界です。サッカー選手で、ロイ・マカーイという方がいましたねぇ。

 

魔九郎君の初日

 

魔九郎
部長に「あとはエクセルでも勉強しておけ」って言われたけど、何からすれば良いのか・・・
素牛
魔九郎君、今日はお疲れさま。今は何をやってるの?
魔九郎
やっぱり初日は疲れますね・・・でも、良い人ばかりなようで安心です。

今は、部長にエクセルでも勉強しとけ、って言われて、パソコンの前に座っているのですが、何からすれば良いのか・・・

素牛
穴録(アナログ)部長、自分は全然パソコンが使えないのに、ちゃんと新人にはそう言うんだねぇ(笑)

エクセルは、多分、一番使うソフトになると思うよ。

エクセルって、見た目が簡単だから、みんなある程度までは使えるようになるんだけど、本当にちゃんと使いこなしている人は少ないから、今のうちからエクセルを勉強しておくのは良いと思うな。

毎日のエクセルで5分の時間短縮が出来たら、年間で1000分、ってことは16時間、働いている日の2日分は、自分の時間に使えるようになるしね。

 

魔九郎
そうなのか・・・その分、思う存分復讐ができるな!グフ!

 

素牛
で、今はどんな感じ?
魔九郎
とりあえず作り始めてみたんですけど・・・
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素牛
こんなの、会社で作っちゃダメ! っていうか、家でもダメー!!
魔九郎
否定しやがって・・・この恨み、はらさでおくべきか!

 

素牛
今日、部長に連れられて、ちょっと挨拶回りに行ってたじゃん。今日、もらった名刺をリストにしてみようよ。

 

名刺リストの作成

 

素牛
今日は、どこに行ってたんだっけ?
魔九郎
えーと・・・ハイクコーポレーションと、ことわざ商事です。
素牛
じゃあ、それを一覧にしてみよう。一番最初のセルA1に「名刺一覧」と入力して、フォントサイズを14にしてみて。
魔九郎
えー・・・セルって何ですか? フォントサイズって?

 

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フォントとは?

 

文字の書体のことです。エクセルの標準だと、「MS Pゴシック サイズ11」になっているはずです。

フォントには、大きく分けて「ゴシック体」(線の太さが一定)と「明朝体」(線の太さに強弱がある)があります。

英文の場合は、「サンセリフ体」(線の太さが一定)と「セリフ体」(線の太さに強弱がある)といいます。

 

一般的に、エクセルやパワーポイントでは、「MS Pゴシック」や「メイリオ」などの、ゴシック体を使います。短い文章(フレーズ)の場合は、ゴシック体の方が見やすいからです。

長文の場合は、明朝体の方が目が疲れないので、明朝体を使います。ワードでは、明朝体が標準になっています。

 

エクセルの文書は資料なので、あまり個性的なフォントは必要ありません。特に、他の人のパソコンに入っていないフォントを使うと、資料のレイアウトが崩れてしまうので、おすすめしません。

 

ただ、子ども向けとか、POP広告などに使う場合は、見た目が面白いフォントを使った方が良いので、読む人に合わせたフォントを選んでください。

 

フォントは、ホームタブのフォント欄にあるボタンで変更できます。

セルとは?

 

エクセルの表の中にある、一つ一つの枠で囲ってある部分をいいます。

英語の cell で、細胞と同じ言葉です。細胞のように、細胞壁で囲ってある中の部分です。

 

エクセルの表の上側に、ABCDE・・・と、列の番号がふってあります。

エクセルの表の左側に、12345・・・と、行の番号がふってあります。

列番号と行番号で、A1など、セルの「番地」を表すことができます。

 

魔九郎
出来ました! 次は何をやれば良いですか?
素牛
じゃあ次は、名刺に書いてある部分、会社名と個人名、役職、住所、メールアドレス、電話番号の見出しを作ろう。

セルA3に「ID番号」、B3に会社名、C3に個人名・・・と順々に入力していってみて。

そうそう、後で分類が出来るように、D3には「取引先タイプ」と入れておこうか。

 

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ID番号とは?

リストにたまっていくデータを、特定する番号です。(Identifyする)

特に必要ないといえば必要ありませんが、後で何かと便利になるので、このようなリスト形式のデータを作る場合には、IDを入れることを習慣づけましょう。

 

魔九郎
出来ました!

けど、ちょっと見にくいですね。取引先タイプや、メールアドレスなんかは、途中で表示がちょんぎれてますよ。

素牛
こういう場合は、列の幅を変更するんだ。

Dの文字の上で右クリックして、幅を調整しても良いし、次の列との境目の部分にマウスのカーソルを合わせて、右側にドラッグしてもOK。

境目の部分でダブルクリックしたら自動で調整されるけど、印刷したときに上手く表示されてないことがあるから、もう少しだけ広くしておいた方が無難だよ。

 

・右クリックから列の幅を変更する場合

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・ドラッグして幅を変更する場合

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魔九郎
できました!かんたんじゃないですか。

あっ!!

役職の欄を書き忘れている!! くっそ~!

このうらみ、はらさでおくべきか!

素牛
フフ。そんなに怒らなくても大丈夫だよ。入れ忘れた場合は、後から列を挿入すれば良いんだ。挿入したい場所の列を選んで、右クリックで挿入してごらん。

 

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素牛
じゃあ、今日もらった名刺を入力していこう!

 

明細の入力

 

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魔九郎
ハイクコーポレーションさんでは、部長の松尾さんと、課長の正岡さんに挨拶させてもらいました。名前と役職だけ違って、残りは同じことを入力するのは面倒くさいんですけど・・・
素牛
そういう場合は、2つやり方があって、オートフィルを使う方法と、コピーして貼り付ける方法があるんだよ。コピーして貼り付けは、よくコピペ(コピー アンド ペースト)って言うね。

 

・オートフィルを使う場合

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・コピーして貼り付ける場合

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コピー元のセルの上で右クリックして、コピー

コピー先のセルの上で右クリックして、貼り付け

 

コピーとオートフィルの違い

 

コピーの場合は、コピー元のセルの内容そのままが、コピー先のセルに貼り付きます。

 

オートフィルの場合は、連続した内容のものがあれば、その次の値がセルに貼り付きます。

(例:セルA3に1、セルA4に2と入っている場合は、次のセルA5には 1、2の次の値である3が入ります。セルA3に「月」、セルA4に「火」と入っている場合は、エクセルが勝手に曜日と判断して、次のセルA5には「水」が入ります)

 

数字の場合には、1ずつ増えてしまうことがあるので、オートフィルとコピーを使い分けましょう!

素牛
コピーして貼り付けは、エクセルで一番使うといっても良いぐらい、良く使うんだ。

いちいち、マウスをカチャカチャ操作するのは面倒くさいから、ショートカットキーで操作するようにした方が良いよ。

 

ショートカットキーとは?

 

良く使う機能に関しては、キーボードを操作するだけで処理できるようになっています。

ショートカットキーにはいろいろな種類がありますが、

 Ctrlキー + c → コピー

 Ctrlキー + v → 貼り付け

は、特によく使います。コピー&ペーストはショートカットを使うことを習慣づけておきましょう。

 

その他のショートカットキーは、そのうちに使えるものを覚えていけば良いです。

( Ctrl + z → 間違えた場合、元に戻す、も最初から覚えておいた方が良いかな)

 

魔九郎
ふぅ~できました!
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素牛
おー、上出来、上出来。素晴らしい。

じゃあ、これはまた次の日にも使うから、保存しておこう。新しく作ったエクセルだと、普通に閉じたら、保存先を聞いてくるから大丈夫。

 

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ファイルの保存に関して

 

最初のうちは、どこに保存して良いか分からないと思うので、とりあえずデスクトップで大丈夫です。

 

ファイル名は自由につけて問題ありませんが、後から探しやすい名前にしてください。

そんなに頻繁に使わないファイルの場合は、ファイル名の先頭に日付を付けておくと、後から分かりやすくなります。(今回の例だと、2016年3月23日ということで、160323)

エクスプローラーで、ファイルは名前順に並びます。「だいたいこの頃作った」ということは、案外覚えているものなのです。また、「この頃のファイルはもう必要ないな」と、後からファイルを削除する場合にも役立ちます。

 

素牛
今日のところは以上。1日でこれだけ出来れば上出来だよ!
魔九郎
ありがとうございました。また次もよろしくお願いします。

 

素牛
なかなか良いヤツじゃないか
魔九郎
また一歩、野望に近づいた!グフッ! 

 

 

素牛
本日は以上です。魔九郎君と一緒に勉強して、エクセル上級者までお付き合いいただけると嬉しいです!

 

続いて魔九郎君のエクセル研修2日目はこちら!

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    ABOUTこの記事をかいた人

    昭和48年広島県生まれ。現在も広島に住んでいます。 趣味は音楽鑑賞(邦楽、洋楽問わず、クラシック、童謡も)、マンガです。エクセルを効率的に使う方法を紹介して、あなたのお役に立ちたいと思っています。