新人を早く戦力化し、職場のストレスも減らす用語集テンプレート

こんにちは、エクセル使いこなし隊 隊長の吉井良平です。

 

どんな業界でも、その業界特有の用語、業界用語ってものがありますよね。

職場に新しく入ってきた人、新入社員や派遣社員、アルバイトは、その業界用語が最初は分かりません。

「それどういう意味ですか?」とコミュニケーションが成立すれば良いのですが、分からずにマゴマゴして意味が通じてないまま、ということもよくあります。

また、教える側にとっても、業界用語で話をしたら早いのに、同じことを何度も説明するのは意外にストレスだったりします。

そんな時には、職場オリジナルの用語集を作っておくと便利です。

また、結果的に教育期間が短くなり、新人が早く戦力になる、という効果もあります。

 

今回は、そんなオリジナルの用語集の作り方を紹介します。人の入れ替わりが頻繁な職場の場合は、ぜひ作ってみてくださいね。

(わざわざ作らなくても、後でテンプレートをダウンロードできます)

用語集の実用的効果

 

私は、会社員時代に4年間受注センターのリーダーをしました。正社員は2名で、派遣社員が常時6名、繁忙期9名という部署です。

派遣社員さんは本当に相性があって、長く勤めていただける人もいれば、すぐに辞めてしまうこともあります。(1日で来なくなった例も数回)

契約してみたものの、いろいろ問題があって、1ヶ月のお試し期間が終わったら契約を更新しない場合もあります。

 

4年間でのべ100人ぐらいの派遣社員と出会いましたが、途中から同じことを説明するのが面倒くさくなって、業界用語の用語集を作ってみました。

作ってみると派遣社員さんからも好評で、自分も楽になって、言うことナシだったのです。

私が会社員時代に作ったもののうち、本当に作って良かったと思うものの一つです。

 

用語集を作ることの効果

 

コミュニケーションロスが減る

ベテランの人から新人に仕事の指示をする場合、業界用語が入っていると、言葉の意味が通じていない場合があります。

オジさんオバさんが若者言葉が分からないのと同じように、新人さんも業界用語は分からないのです。

意味が全く通じていない場合もありますし、違う意味でとらえてしまう可能性もあります。

用語集を作っておくと、こういったコミュニケーションのロスが減ります。

 

ストレスが減る

どんな人でも「分からない」ということは、ストレスです。

また教える側も、何度も同じことを説明するのはストレスです。伝わらないということもストレスですよね。

用語集を作っておけば、「分からない」「何度も教える」ということが格段に減るので、職場のストレスが減ります。

ストレスが減ると、明るい職場になります!

 

教育コストが下がって、早く戦力化する

忙しい時には、ベテラン社員に新人を教える時間がありません。

その間、新人はボーっとしている時間が長かったりしますが、そのボーっとしている時間を、業界知識の勉強の時間にすることができます。

私の場合は、忙しくて教えることができない時間帯は、①マニュアルを読む ②用語集を読む ③カタログを眺める ④タイピングの練習をする をしてもらっていました。

用語集は、新人さんが自分で仕事能力を高められる仕組みの一つになります。

自分が働いている間に、教えなくても仕事能力が高まっていって、戦力になるのが早くなります。素晴らしいことですよね!

 

用語集を作るのは、最初は面倒ですが、一回作ると良いことばかりですよ。

みんな幸せです!

みんな幸せです!

 

用語集の作り方

 

用語集には特に決まりはないので、自分の好きなように作ってもらって大丈夫です。

エクセルよりワードに慣れた人だったら、ワードで作っても良いです。ワードの方が、文字数が増えたら自動的に枠の幅が広がるので、ワードの方が良い面もあります。

私の場合は、エクセルの方が慣れているのと、ID番号をつけたかったので、エクセルで作りました。

 

自分の好きなように作っていただいて構わないのですが、いろいろテクニックの紹介にもなりますので、私の作り方をざっくりと紹介しますね。

 

項目を作る

 

まずは、用語集に必要な項目を洗い出して、エクセルシートに入力していきます。

私が作った例では、

ID: 通し番号です。別になくても良いですが、あった方が良いです。全部でどのぐらいの数があるのか、が分かったり、番号○番を修正してください、というように話が分かりやすくなります。

索引: あ~わ までの、五十音索引です。新人さんが調べやすくなりますので、五十音順に作ることをおススメします。

用語: 業界に特有の言葉です。

意味: 用語の意味を書く欄です。

これだけで充分だと思いますが、他に必要な項目があれば追加してくださいね。

 

適当な表題と、作成日と作成者の欄を作って入力したら、こんな感じになります。

用語集の作り方

まだ素の状態です

列の幅は後で微調整しますが、この時点で意味の欄(この表ではD列)を、印刷範囲ギリギリまで広げておきましょう。

 

入力していく

 

思いつく業界用語を、どんどん入力していきましょう。

不足している言葉、意味が分かりにくい説明は、作って配布した後でどんどん追加、修正していけば良いので、とりあえずは思いつく限りの用語で大丈夫です。

思いついたところから、ドシドシ入力していきましょう。

用語集の作り方2

どんどん入力しましょう!

 

IDの入力に関して:ワンポイントテクニック

IDは通し番号です。普通に、1、2、3~ と入力していっても良いのですが、後で用語を追加した場合に、IDの番号をまた変更するのは面倒ですよね。

そんな場合は、ROW関数という関数で、その行をID番号としてそのまま使うことができます。

上記の例だと、5行目から始まっているので、

=ROW()-4

と、行数から4を引いた式を入れておくと、行挿入してもID番号を変更する必要が無くなります。

 

見た目を整える

 

そのままだと、印刷するととても見にくい表になってしまうので、何点か見た目を変更していきます。

 

行の高さを変更する

後で、フリガナを表示させる言葉もあるので、行の高さは高めに設定します。

20ぐらいが適当な高さです。

 

列幅で折り返す

用語説明の欄は、そのままだと1ページからはみ出てしまうので、1つのセル内に表示をおさめます。

上記の例だと、D5~D列最終行までのセルを選択して、右クリック→セルの書式設定を選んでください。

「配置」タブの、「折り返して全体を表示する」にチェックを入れると、一つのセルにおさまるよう折り返して表示されます。

用語集の作り方3

折り返して全体を表示

 

なお、複数行になったセルは、セルの高さを調整する必要があるので、適宜調整します。

 

あとは、罫線を引いたり、タイトルの文字の大きさを変更したり、この辺はお好みです。

顧客に提出したりするものでもないので、あまり凝らなくて良いです。中身が大事です。

用語集の作り方4

だいぶ、それらしくなってきました

 

最後の仕上げ

 

フリガナを挿入する

なかには特別な読み方をする漢字があったり、英語の略語で読み方が分からないものもあったりします。

例えば、JANコードでも、ジャンと読むのか、ジェーエーエヌと読むのか、新人だと分からないですよね。

そういった場合は、文字にフリガナをつけます。

 

フリガナは、ホームタブから表示させたり、編集したりすることができます。

用語集の作り方5

フリガナを表示させる

 

印刷タイトルを設定する

用語集は、1ページでは終わらずに、数ページになることがほとんどです。

タイトル行(項目名が書いてある行)は、次ページにも印刷されるよう、印刷タイトルを設定しておきます。

印刷タイトルは、「ページレイアウト」タブの「印刷タイトル」をクリックして設定します。

用語集の作り方

印刷タイトルの指定

これで用語集の完成です!

 

用語集のメンテナンスが大事!

 

作った用語集は、新人が入ったら毎回最初に渡すようにします。

その都度、用語集に書いてない用語で分からない言葉があったり、説明が理解できないものが出てきますが、新たに分かった単語や、分かりにくい説明は、その都度直しておくことが重要です。

大体、5回ぐらい繰り返すと、ほぼ完ぺきな用語集ができますので、それまでは面倒くさがらずにメンテナンスしていきましょう。

 

ダウンロード

今回、作り方を紹介した用語集のテンプレートは、下記のフォームからダウンロードできます。

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まとめ

 

用語集を作るのは最初は面倒ですが、新人への教育期間が短くなり、結果的に新人が早く戦力になります。

教える方も、毎回自分の時間を使う必要がなくなるので、楽になります。

ストレスも減って、明るい職場になりますよ^^

 

特に人の入れ替わりが激しい部署の場合は、今までのやり方は何だったんだろう??と思うぐらいの効果がありますので、試してみてくださいね。

 

新入社員にエクセルを教える場合は、こちらの記事もどうぞ!

Excelって難しい?おススメの勉強方法を紹介します

2 件のコメント

  • ベトナムの日系企業で2ヶ月弱前から働きはじめました。
    OFFICE(エクセル・ワード・パワポ)でのやりとりが多いので
    どうしても翻訳のための用語集を作る必要があり、
    貴殿のサイトにたどり着きました。宜しくお願いします。

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    ABOUTこの記事をかいた人

    昭和48年広島県生まれ。現在も広島に住んでいます。 趣味は音楽鑑賞(邦楽、洋楽問わず、クラシック、童謡も)、マンガです。エクセルを効率的に使う方法を紹介して、あなたのお役に立ちたいと思っています。