学生必見!超実用的なOB(OG)名簿の作り方と活用方法

こんにちは、吉井良平です。

 

先日、私が大学時代に入っていたクラブのFacebookコミュニティから、クラブの危機を伝える投稿が流れてきました。

私は大学時代、奥多摩でカヌーをやっていたのですが、最近はわざわざ奥多摩までカヌーをしに行く学生も少ないんでしょうねぇ。昔は、早稲田・明治・日大慶応と3つの合宿所があったのに、人数が少なくなって全大学で一つの合宿所になるらしいです。

 

それはさておき、OBの人数は200人以上いるはずなのに、そのFacebookコミュニティの反応は10件ぐらいです。ほとんどのOBには情報が届いていないんですね。

 

やっぱりFacebookコミュニティだけじゃなくて、きちんとOB、OG名簿を作っておいた方が、いろんな面で役に立ちます。

今回は、私が大学を卒業して20年を経た経験もふまえて、本当に実用的なOB名簿の作り方と、活用方法をまとめてみました。

学生の方で、OB名簿を作っていないクラブ、サークルの方は、OB名簿の作成にチャレンジしてくださいね。

OB名簿の作り方

 

OB名簿の作り方を説明します。

とはいえ、今回は私の方でテンプレートを作っているので、それを活用していただいても大丈夫です。(後でダウンロードできます)

 

項目を決める

OB名簿だけじゃなく、名簿や住所録などを作る際には、まず項目を決める必要があります。

今回、私が用意した項目は以下の通りです。

項目名 入力する内容
1 ID 連番のID番号です。
2 卒業年 OBの卒業年
3 学年幹事 その年の学年幹事を入力する欄
4 名前 OBの名前
5 学部 OBの出身学部
6 携帯電話 OBの携帯電話の番号
7 メールアドレス OBのメールアドレス
8 住所 OBの住所
9 勤務先 OBの勤務先
10 卒業後年数 OBが卒業して何年経っているか
11 経営者 OBが会社経営or自営か
12 個人情報開示 名簿に個人情報を掲載して良いか
13 実家住所 OBの実家の住所
14 実家TEL OBの実家の電話番号

 

14項目と少し多めですが、このぐらいは必要でしょう。

これをタイトル行として入力していきます。

OB名簿作り方

まずは項目を入力

 

各項目の説明

説明が必要ない項目もありますが、一応全部の項目を説明します。

ID

ID番号です。

ID番号は別に無くても良いのですが、「今、何人いるのか」が分かりやすくなりますし、もし同姓同名の人が出てきた場合には、ID番号があった方が分かりやすいです。

こういった名簿を作る際には、必ずID番号を入れる習慣をつけておきましょう。

 

卒業年

OBの卒業年です。

年度でも年でも、どちらでも分かりやすい方で入力すれば大丈夫だと思います。

エクセル上で計算しやすいように、元号じゃなくて西暦で入力しておいた方が良いです。

 

学年幹事

ほぼ100%といってよいぐらい、OBの中から行方不明者が出てきます。(あくまで名簿上の、ですけど)

学生側から探すのは大変ですし、ほぼ不可能なので、その学年の担当幹事を決めておいて、その方に確認してもらう方が良いです。

また、連絡事項を一斉に全員に配信するのも大変なので、学年幹事さんを通じて連絡するというルートも作っておいた方が良いです。

決めるのが大変であれば、その年の部長さんで良いと思います。

 

名前

OBの名前ですね。

 

出身学部

OBの出身学部です。

出身学部は無くても問題ないですが、学生からOBに何か連絡をする際、同じ学部だったら話がしやすい場合もあると思われるので、項目に入れてみました。

OB名簿の作り方_属性

ここまでの入力欄

 

携帯電話

携帯電話の番号もあった方が良いですね。

 

メールアドレス

連絡用にメールアドレスも必要です。

いろんな連絡ツールがありますが、やっぱりメールが一番分かりやすい連絡手段でしょう。

 

住所

もし分かれば、住所も把握しておいた方が良いですね。

大々的にOB会をやる時などに、往復はがきを送ることがあるかもしれません。

 

勤務先

学生さんがOB訪問をする場合には、勤務先情報があった方が良いですよね。

後で書きますが、意外と会社経営者、自営の人を知っておくと、良いことがあります。

OB名簿作成方法_連絡先

 

卒業後年数

卒業してから、何年経っているかを入力する欄です。(私が作ったフォーマットでは、自動計算してます)

大学を卒業して会社に入ると、大学時代のサークル、部活のことを忘れてしまう人も多いです。むしろ、それが普通です。

学生側から寄付を頼んだりしても、普通は無反応、スルーしてしまうことも多いですが、「卒業後10周年だから」「20周年だから」などの節目であれば、こじつけの理由になります^^

OBとしても「10年一区切り」で、久々に振り返るのには良いタイミングです。そういう時に案内を出すと効果的です。

 

経営者フラグ

ちょっといやらしい話になりますが、会社経営者・自営業者をおさえておくと、良いことがあります。

例えば何か大会や演奏会などを開くときに、大会プログラムを作りますよね。そのプログラムに、関係業者の広告を入れて、運営費用を捻出することもあるでしょう。(私も学生の時にやりました)

OBでプログラム広告を出してくれる方も何割かいるはずです。「誰が経営者か」をおさえておきましょう。(嫌われない程度にしてくださいね)

 

個人情報開示

名簿につきものの問題で、名簿に住所等の情報を載せてほしくない、という方も当然いらっしゃいます。

きちんと管理しておきましょう。

 

実家住所、TEL

どうしても連絡しないといけないことがあって、その方の連絡先が分からない時のために、念のための欄です。

OB名簿の作り方_その他

 

あと、歴史が古いクラブ、サークルであれば、亡くなった方もいると思いますので、死亡欄も作っておいた方が良いかもしれません。

 

作り方は以上の通りで、後は定期的にメンテナンスをしていくのみです。

 

OB名簿の活用方法

 

名簿を作っただけだと、ただ時間がかかっただけになってしまいます。あまり使いすぎるのもOBとして困りますが、それなりに活用してもらうのは、ほとんどのOBは問題ないと思います。

(当然、中にはあれこれ言うOBもいますので、その辺りは心得ておいてください)

 

メンテナンスをしよう

OB名簿を活用する前提条件として、定期的にメンテナンスをする必要があります。年に一回で良いので、必ず学年幹事に連絡先を確認するようにしましょう。

タイミングとしては、OB会をやっているところであればそのタイミングで、OB会をやっていないサークルは、引継ぎ前にメンテナンスをして、翌年度の幹事に渡す、ということで良いと思います。

 

就職活動に

学生さんにとっては、これが一番の関心事だと思いますが、就職活動に使えます。

卒業後10年、20年経った方であれば、その業界について裏事情まで知っているはずです。

今の時代、強力なコネになることはほとんど無いと思いますが、そういうことを期待せずに業界について話を聞く分には、いろいろ教えてくれるはずです。

 

資金調達に

先ほども書きましたが、OBで経営者が誰か、ということを把握しておきましょう。

(名簿で、エクセルのオートフィルタ―という機能を使えば、すぐ一覧が出ます。オートフィルタ―の使い方はググれば出てきます。)

 

経営者といってもいろいろで、「絶対に金を出さない」とケンもほろろの対応をされる場合もありますが、「儲かってるからまぁいいか」という人もいます。

ただ、経営者の方はプログラム広告の依頼にうんざりしている方も多いので、あまり依頼すると嫌われます。注意してください。(その辺は、自己責任でお願いします)

 

また、卒業後10周年、20周年の区切りで、OB会を主催して、その席上で一口3,000円ぐらいの寄付金を募るのも良いと思います。

なかなか難しいですが、こういうのは一度前例を作ったら強いのです。「去年もやったから、今年も」という前例踏襲主義は、日本のいたるところにあります。

例えば幼稚園や保育所で、保護者会が卒園時に遊具を寄付するとかありますよね。もう完全に保護者会費に寄付が組み込まれています。こういう仕組みは本当に強い、最強の仕組みです。

すぐには無理かもしれませんが、チャレンジする価値はあります。(でも、卒業したらあなたも払うことになるんですけどね^^)

 

定期的に情報発信しよう

OB側も、お願いされてばかりだと嫌になります。

大きな大会の報告や、定期演奏会の報告など、かんたんで良いので、年に数回はメールを配信するようにしましょう。

サークルでブログを運営しているのであれば、記事のリンクを送っても良いと思いますよ。

 

私が作ったOB名簿テンプレート

 

何事も一から作るのは大変なので、試しに私が作ったテンプレートを掲載しますね。よかったらダウンロードして使ってください。

ダウンロード

名簿以外のシート

名簿以外にも、付録(?)として2つシートを付けています。

 

誓約書

OB名簿といっても、個人情報です。

法的な根拠があるかどうかは別として、「情報を適正に使用する」という誓約書をつけています。引継ぎの際には、署名をして、どこかに保存しておくようにしましょう。

 

OB会案内・名簿確認依頼のテンプレート

OB会を開く際の案内書、登録内容の確認依頼書のテンプレートをつけています。これは参考までに、です。

会社に入ってエクセルを使う機会が増えると思いますが、このように関連する書類を一つのファイルにまとめておくと便利です。

 

その他、OBへの連絡にも使えるメールスタンド(メルマガ配信システム)や、スケジュール調整システムも、エクセルにリンクを貼り付けています。

 

使い方の動画

便利なようにエクセルのマクロ機能(自動処理)をつけています。使い方が分からないかもしれないので、かんたんな動画を作ってみました。

(ちょっとノイズが大きくて、音楽でごまかしているので、それでよければご覧下さい^^)

OB名簿使い方動画

 

まとめ

 

OB名簿を作っておくと、

  • OB訪問などに使える
  • クラブ運営の資金繰りが楽になる

というメリットがあります。

名簿をきちんとメンテナンスして、定期的な情報発信をすることで、OB名簿を活用していきましょう。(使いすぎには注意してくださいね!)

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ABOUTこの記事をかいた人

昭和48年広島県生まれ。現在も広島に住んでいます。 趣味は音楽鑑賞(邦楽、洋楽問わず、クラシック、童謡も)、マンガです。エクセルを効率的に使う方法を紹介して、あなたのお役に立ちたいと思っています。