顧客・クライアントとの面談記録フォーマットを履歴として残していく方法

こんにちは、「仕事を楽に回そう」デスクワークラボの吉井良平です。

 

前回の「個人事業主がお金をかけずに顧客管理をする管理表の作り方」に引き続き、顧客との関係性を管理する方法です。

モノを販売する業種には、商品の販売管理システムがありますが、サービス業、特に顧客・クライアントからの相談ベースの業種では、エクセルやワードで面談履歴を管理されている方が多いですよね。

 

今回は、顧客・クライアントとの面談が主の業種(コンサルタント、士業、サロン系)の方に向けて、面談記録をかんたんに、漏れなく、ミスなく管理する方法を紹介します。

一定の決まりでファイル名を付けていったり、一定の場所にファイルを保存したりするのも、簡単なように思えて、徹底するのはなかなか難しかったりします。

「誰と、いつ、どのぐらいの頻度で、どんなことを」話をしたのか、確実に記録を残しておくことで、業務効率と精度を上げていきましょう!

ファイルの整理整頓にもなりますよ。

 

今回作るもの

 

いつも使っている面談録のフォーマット・テンプレートを、

  • 履歴をとりながら
  • 特定のフォルダーに
  • 日付、人名、面談回数、コメントの名前で

保存するエクセルファイルです。

(面談録のフォーマットを作る方法ではなく、継続的に履歴を取っていくための方法についての記事です)

作成例の具体的な動きに関しては、動画をご覧くださいね。

 

作り方

 

① 対応履歴を管理するシートを作る

 

まずは、面談履歴をきちんと管理していくために、いつも使っている面談録などのテンプレートの隣に「対応履歴」シートを作ります。

シートの名前は「面談履歴」でも、何でも構いません。

ただ「履歴」という名前はシート名に出来ないようになっているので、「○○履歴」などちょっと名前を付け加えてください。

シート作成

対応履歴のシートを作った

 

② 履歴を管理する項目を決める

 

対応履歴を管理する項目を決めて、先ほどのシートに入力していきます。

一般的には、「いつ」「誰と」「どんなことを」は欠かせない項目でしょう。

今回作ったファイルでは、顧客・クライアントごとの面談回数と、面談の年月を追加しました。

面談履歴の管理項目

面談履歴の管理項目

 

面談回数は、いちいち数えなくても、マクロを使って自動的に回数を取得するようにしています。

ここを見れば、「この人とは○回打ち合わせしているんだな」ということが分かるようになっています。

 

年月も日付から自動的に入力されるようにしています。

後から「この月は、合計で何回面談したんだっけ?」とか、「顧客・クライアントごとに月平均何回面談しているのか、どのくらいの間隔で面談しているのか」を集計するために、この年月が必要になってきます。

集計は、ピボットテーブルという機能を使えば簡単にできるので、「ピボットテーブル」で検索してみてくださいね。

 

今回はWEB上で公開するために、面談録を作成する前にファイルを保存するようにしているので、このぐらいの項目しか残すことができません。

面談録を作った後に保存するような形にすれば、もっとたくさんの項目を履歴に残していくことが可能です。

もしたくさんの項目を記録に残したい場合は、なかなか今回の記事だけでは説明しきれないので、(有料にはなりますが)マンツーマンレッスンをさせていただきます。

または、私の方で履歴を取るようにマクロを付け加えても構いません。(履歴を取るだけなら、3,000円もあれば充分です)

面談の履歴を取って、時期や頻度を分析することには必ず効果がありますので、多少の金額を払っても十分な成果がありますよ。

(お申し込みの場合は、サービス一覧ページへ

 

③ 原紙(テンプレート)を別ファイルに保存する

 

ここからは、マクロを使います。

マクロを使わないと、履歴を入力して別名で保存して・・・だけで2~3分かかってしまいますが、マクロにすると一瞬でできます。しかも入力漏れ、入力ミスがありません。

 

マクロの登録方法が分からない方は、下記の記事を開いていただいて、標準モジュールを出すところまでやってみてください。

下ネタ交じりで覚えるエクセルマクロ・VBA(ちょっと恥ずかしい記事ですが)

標準モジュールに、下記のコードを貼り付けてくださいね。

(分かりやすいようにSelectなどを入れているので、VBA通の人はその辺つっこまないでください)

 

 

なかなか一般的なものにするのは難しいのですが、

・11行目の”対応履歴”の部分は、違うシート名(面談履歴など)にした場合は、そのシート名に

・19~33行目の部分は、項目数を増やした場合は列番号が変わるので指定を変える

・80~82行目は、ドキュメントフォルダーに保存するようになっているので、ご自分の保存したい位置に変更する

・保存する際に日付より名前を先にしたければ、NM & Format~ のように、順番を変える

というような感じで、自分の使いやすいように少しずつ変える必要があります。

なかなか一般的なフォーマットにするのは難しいのです。

 

コードをコピーしたら、開発タブのマクロのボタンを押せば、原紙をコピーして保存するマクロが動くはずです。

マクロボタン

開発タブのマクロボタン

 

今回作ったファイルのダウンロード

 

今回の記事用に私が作ったファイルは、下記のフォームからダウンロードできます。

ダウンロードしたファイルの”原紙”シートを削除して、ご自分がいつも使われているフォーマットをこのファイルに移して、”原紙”という名前にすれば、動くようになるはずです。

(なおダウンロードボタンを押すと、私のメールマガジンが届くようになります。すでにメルマガに登録されている方は、二重に届くようなことにはなりませんので、大丈夫です^^)

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ちなみに、面談録をその都度、別ファイルに保存するのではなく、別シートに保管されている方は、「1日5分短縮技 テンプレートをコピーするマクロ」記事が参考になると思います。

 

議事録を保存する場合にもこのテクニックが使えます。

いろいろ応用範囲があるマクロテクニックなので、同じテンプレートを使いまわしているものがあれば、応用を考えてみてくださいね。

 

まとめ

 

顧客管理では、顧客との接触回数を把握しておくことが重要です。

なかなか言うは易く、行うは難し問題ですが、ちょっとした工夫で管理がしやすくなります。

面談履歴をきちんと管理しておくと、過去の対応履歴を検索するのも楽になりますので、顧客・クライアントからの信頼も増していくはずです。

マクロというとちょっと難しいように思うかもしれませんが、使えるテクニックなので、ちょっと難しいですがトライしてみてください!

2 件のコメント

  • お世話になります。
    顧客・クライアントとの面談記録をかんたんに管理するファイルをダウンロードして使ってみました。
    保存先などは変更できたのですが、対応履歴のもともと入っている伊藤博文等を削除すると
    エラーになってしまいます。対応履歴は削除するにはどうしたらよいのでしょうか?
    ご教示頂けたら幸いです。
    よろしくお願い致します。

    • お問い合わせありがとうございます。

      これは私の作り方が悪くて、「ID番号を前回の番号に1つ足す」という作りになっていたので、一番最初の行のIDが計算できていないためのエラーだと思います。

      一番最初に、IDを0としてダミーデータを作っておけば、うまくいくと思いますので、よろしくお願いいたします。

      もしまたうまくいかないことがあれば、ご遠慮なく連絡くださいね。

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    ABOUTこの記事をかいた人

    昭和48年広島県生まれ。現在も広島に住んでいます。 趣味は音楽鑑賞(邦楽、洋楽問わず、クラシック、童謡も)、マンガです。エクセルを効率的に使う方法を紹介して、あなたのお役に立ちたいと思っています。