魔九郎エクセル講習最終日:罫線、印刷、オートシェイプの使い方

こんにちは、吉井良平です。

 

新入社員魔九郎君のエクセル講習も 7日目、最終日となりました。

今回は、これまでに作ったデータやグラフなどを、資料の形にして印刷する方法です。

また、かんたんな営業チラシなどをエクセルで作っている方も多いと思うので、チラシの作り方に関しても少し取り上げてみました。

今日のところが終了すれば、一通りエクセルで仕事が出来るようになっているはずです。さっそくやっていきましょう!

 

魔九郎エクセル講習 7日目

ある日の(株)マカーイ 国内営業部の朝礼・・・

穴録部長
ネバー、ネバー、ネバーネバー!
魔九郎
なんだ? 今日の部長はスゴイ気合いが入ってるぞ??
穴録部長
ネバーギブアップ!

今期の売上目標からはだいぶ遅れをとってきているが、目標は絶対に達成されねばならん。

ねばって、ねばって、ねばりまくって、今期の目標にかじりつくのじゃ!

鬼瓦課長
気合いだ、気合いだ!お前ら、頑張るぞ!
魔九郎
あー、あー、課長も乗っかっちゃって。まぁこれも普通の会社らしいか・・・

 

朝礼後

穴録部長
真黒君、ちょっと来たまえ。
魔九郎
はぁ
穴録部長
ワシの取引先でな、今話題のアカモクというものを売っとってだな。
魔九郎
はぁ
穴録部長
アカモクというのは、ネバネバした、海藻ねば。
魔九郎
なんだ急に? しかもどっかで聞いたことのあるキャラだぞ?
穴録部長
それでじゃな、みんなにネバってもらうためにな、このアカモクをみんなに紹介しようと思うんじゃ。
魔九郎
部長、もしかしてそれでネバネバ言ってたんですか・・・?
穴録部長
シーッ!声が大きい!

みんなの頭にな、ネバネバをインプットしておったんじゃ。分かっとるな、みんなに言ったら、お前のボーナスの査定・・・

魔九郎
ガーン!!

なんて腹黒いんだ・・・さすが、ざしきわらしさんを使いこなしてるだけある!

穴録部長
それでじゃな、こんな感じで・・・(サラサラ)

みんなが注文できるよう、エクセルで注文書を作って欲しいんじゃ。

部長手書き
魔九郎
ガーン!!

また変な仕事を頼まれた・・・しかも超適当!

穴録部長
海藻を食べて、ワシの頭もフサフサじゃな!

・・・ここ、笑うとこじゃぞ。

魔九郎
もう無理ですよ・・・て言えない、大人の事情で言えない!

 

・・・今日使うエクセルはこちら

download

 

罫線をつけよう!

魔九郎
部長から、アカモクの発注書を作るように言われまして・・・
素牛
アカモクかぁ。最近、流行ってるんだよね。

ちょうど良かった。営業として、かんたんな企画書をエクセルで作ることも多いから、それも後で作ってみよう。

まぁ、まずは教材エクセルの「人口」シートを見てみて。

魔九郎
この前作ったデータですね。
素牛
ちょっと今のままだと、味も素っ気もないので、見栄えを調整してから 1週間の講習の成果物として、部長と課長に提出してみよう。

 

素の状態

素の状態

 

素牛
まずは、罫線(けいせん)をつけていこう。

罫線というのは、表の枠の部分につける線のことだよ。

魔九郎
どうやってつけるんですか?
素牛
線をつけたい範囲を選んで、右クリック。それから、「セルの書式設定」を選ぶんだ。

 

04021
素牛
それから、「罫線」タブを選んで、線を引いていこう。
04022

 

魔九郎
できました!
04023
素牛
線を引くときには、線の太さを変えて、中に書いてあるものの種類が違うことが分かるようにしよう。

例えば、この例だと「支店名」「人口」「面積」の部分は列の見出しで、一つ一つの支店名は行の見出しだよね。見出し部分とデータの部分が、はっきり分かるようになっていることが重要だよ。

魔九郎
こんな感じですか?
04024
素牛
そうそう、そんな感じ。

ちょっとの手間だけで見栄えが変わってくるから、手抜きはすぐに分かるよ。

じゃあ、もう一つの大きい表にも罫線を引いていこう。

 

・実際に罫線を引く作業動画

 

魔九郎
できました!
素牛
おっ、順調、順調。

次は、印刷用に1ページ内に収まるようにしていこう。

 

印刷用に表示を調整しよう!

素牛
今の状態で、印刷したらどうなるか、プレビューを見てみよう。

多分、ページの一番上の「クイックアクセスツールバー」に、印刷プレビューのボタンがあると思うよ。

もしくは、プレビューは良く使うので、「Ctrl + P」のショートカットキーを覚えておいてもいいね。エクセルだけじゃなくて、ウインドウズだったら全てのソフトで動くショートカットだし。

魔九郎
プレビュー画面が出てきましたよ。
04026
素牛
まず1ページに収まってないので、1ページに収まるように調整をしないといけないね。

あと、余白が多くて寂しい感じがするので、この辺を少し工夫しよう。

 

・印刷用に調整する動画

魔九郎
結構、細かい作業なんですね・・・
素牛
この辺は、慣れがあるので、これからいろんな表を作っていくうちに、身につくと思うよ。
04024

変更前

04027

変更後

 

魔九郎
だいぶ見やすくなりました!

 

2つの値を比較するグラフを追加してみよう!

素牛
右下の余白部分は、普通の会議資料だったらいろいろ有効活用する部分だけど、今回はここにグラフでも入れてみようか。
魔九郎
この場合は、都道府県別の人口と面積の棒グラフですか? それとも支店別の割合を出す円グラフですか?
素牛
それでも良いけど、各支店別の人口と面積が分かるように、積み上げ棒グラフというのを使ってみようか。

 

・グラフを追加する動画

魔九郎
縮小したり、拡大したりもかんたんですね!
素牛
「Ctrl + マウスホイール」で、画面の縮小拡大ができるので、これも覚えておいた方が良いテクニックだね。これも、エクセルだけじゃなくて、ほとんどのウインドウズソフトで使えるテクニックだよ。

今回は、人口と面積で比率が大きく違うので、区分線を引くと分かりやすいね。

04028
素牛
だいたいこんな感じかな。

じゃあ、これを成果物として部長と課長に提出しておこう。

 

04029

チラシを作ろう!

魔九郎
部長の宿題の分ですけど・・・
素牛
そうそう、あれも作ってみよう。

魔九郎君は、アカモクって知ってる?

 

アカモクとは?

アカモクは褐藻網ヒバマタ目ホンダワラ科に属する 海藻 です。

ネバネバしていて、ヘルシーなのです。

詳しくは、この部長の取引先 フコイ団十郎商店 さんのホームページを見てくださいね。

 

魔九郎
はぁ、海藻ですか。
素牛
なんと言ったら良いか、長イモを千切りにしたような感じかな。シャキシャキ感とネバネバ感がいいい感じだよ。

長イモが好きな人は、好きだと思うよ!

 

魔九郎
ちょっと食べてみようかな!グフ!
素牛
今回は、部署で注文をまとめて、部長に一括で注文してもらうようにしようか。

えーと、まずタイトルの部分を、「ワードアート」で作ろう。

040210
魔九郎
じゃぁ、今日の部長の朝礼の話から「アカモク食べて、ネバってネバって売上達成!」にしましょうか。
素牛
いいねぇ。そんな感じ!

じゃぁ、次はアカモクの紹介欄を作ろう。

えーと、画像があった方が良いので、さっきのフコイ団十郎商店さんのホームページから、画像をダウンロードしよう。

魔九郎
画像って勝手に使って良いんですか?
素牛
厳密には駄目だろうけど、今回は売上に協力するんだから、許してくれると思うよ。

で、アカモクの説明をテキストボックスを使って書いていこうか。

040211
素牛
ワードアートやテキストボックスのことを、「オートシェイプ」と言うんだ。

こういうチラシ風のものを作るときは、セルに直接 文字を入力するよりも、オートシェイプを使った方が位置やサイズの調整が簡単だよ。

魔九郎
じゃあ、テキストボックスにアカモクの説明を書いていけば良いんですね。
040212
素牛
なかなか上手く出来てるねぇ。

あとは、注文欄を作って・・・ 10人分ぐらいあれば良いかな。

住所を書く欄があるから、印刷設定は縦じゃなくて横にして、と。

商品内容のところは、全部同じだからセルを結合して、大きく書いてみようか。

040213
魔九郎
えーと、セル内で改行するのは、Altを押しながらエンターで良かったんですよね。結構大変ですねぇ。
素牛
かんたんそうに見えて、結構大変なんだよね。

このぐらいで部長に勘弁してもらおう(笑)

勘弁してくれなかったら、魔九郎君、頑張って直してみてね。

 

・・・本日の最終形はこちら。

160402_魔九郎講習

 

新入社員研修終了

素牛
7日間の研修、お疲れ様。

データの入力、関数の入力、ピボットテーブル、グラフ、書式設定と、基本的なことは一通りやったので、これでエクセルで仕事ができるようになっているはずだよ。

これからは実戦で、腕を向上させていってね。

魔九郎
大丈夫でしょうか・・・
素牛
何事も、基礎が出来ていたらあとは応用だから。

エクセルのヘルプ機能や、最近はググれば大体のことは分かるようになっているので、分からないことがあれば調べてから、どんどん使っていってね。

もちろん、分からなかったら、僕に問い合わせてくれても良いよ。

魔九郎
分かりました。頑張ります!
素牛
しばらくして慣れてきたら、さらにエクセルを使いこなす「マクロ」機能の講習も始めるから、楽しみにしておいて!
魔九郎
だいぶ出来るようになったぞ! グフ!

 

 

素牛
ということで、新入社員研修は終わりです。基本的な内容は網羅したつもりなので、これからはどんどん実戦で使っていってくださいね。

関数の使い方や、同じことの繰り返し作業など、実務で困ること、面倒なことは、これから実際に魔九郎君が問題に直面するごとに記事にしていく予定です。

今後とも、魔九郎君と(株)マカーイの仲間たちに、しばしお付き合いください!

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です

ABOUTこの記事をかいた人

昭和48年広島県生まれ。現在も広島に住んでいます。 趣味は音楽鑑賞(邦楽、洋楽問わず、クラシック、童謡も)、マンガです。エクセルを効率的に使う方法を紹介して、あなたのお役に立ちたいと思っています。