魔九郎エクセル講習6日目:グラフを使いこなそう!

こんにちは、吉井良平です。

 

魔九郎君のエクセル講習も早6日目、もうここまでくれば初心者の域を脱するのも、あと一歩です。

今回は、エクセルで作ったデータを視覚化する「グラフ」機能について解説しています。

ネットでいろいろ調べていると、人間が得る情報の8割は視覚からということです。せっかく作ったデータを上手く活用するためには、グラフ化しないともったいないですよね。グラフにすることで、新たに気が付くこともあります。

 

自分自身が分析をするためにも、上司やお客さんを説得する、納得してもらうためにも、グラフを上手に使っていきましょう!

 

魔九郎エクセル講習 6日目

 

魔九郎君、魔九郎君・・・
魔九郎
あれ?声が聞こえる。誰もいないはずだけどな・・・
魔九郎君、魔九郎君・・・
魔九郎
おかしいな・・・

あれ? あれ!?

ざしきわらし
良かった、キミには僕のことが見えるようだね。僕だよ、ざしきわらしだよ・・・
魔九郎
ざしきわらし先輩!

本当にいたんですね! 

ざしきわらし
心がキレイな人には、ボクが見えないんだよ・・・
魔九郎
ガーン!!

課長には見えないのに、僕には見えるのか・・・? でも俺ってワルだからな!グフ! 

ざしきわらし
部長の資料作り、今後よろしくね・・・

あの人、資料を自分で作らないくせに、たまに細かいことを言うんだよ・・・

「バッカモーン!そこにすわりなさい!」なんてね・・・

ボクは姿が見えないから平気だけど、魔九郎君、そこんところよろしくね・・・

魔九郎
ガーン!!

あの部長が怒るのか! でもちょっと怒らせてみたい、グフ! 

 

・・・本日、使う教材はこちら。

ダウンロード

 

グラフを使っていこう

 

魔九郎
さっき、初めてざしきわらし先輩を見ましたよ。

素牛さんは、ざしきわらし先輩が見えるんですか?

素牛
昔は見えなかったんだけどね・・・

最近はよく見えるんだよ。いろいろ汚れちまった・・・んだな。

魔九郎
なんだ、素牛さん仲間じゃないか・・・グフ!

 

素牛
今日は、昨日までに作ったデータを、グラフにしていくよ。

グラフは、データを可視化、見えるようにするために重要なんだけど、上手く使えていない人も結構いるんだ。

細かい設定の話になると、いろんなテクニックがあるんだけど、今日は基本的なグラフの種類と使い方を説明しよう。

魔九郎
グラフというと、高校の時に数学や物理の授業で使ったのを思い出しますが・・・
素牛
そうそう、そのグラフ。

でも、実際の仕事の現場で使うグラフの大半は、小学校で教えてもらうぐらいのもので充分だから、そんなに難しく考えなくても大丈夫だよ。

魔九郎
そうなんですか。安心しました(笑)

 

グラフの種類

 

素牛
エクセルで作れるグラフは9種類あるんだけど、まず最初は3つのグラフを使い分けよう。

よく使うのは、「棒グラフ」「折れ線グラフ」「円グラフ」の3種類で、データの種類、目的によってこの3つを使い分けることが大事なんだ。

 

グラフの種類 使う目的
棒グラフ 量の大きさを比較したい場合
折れ線グラフ 時系列での変化を比較したい場合
円グラフ 全体の中の割合を比較したい場合

 

魔九郎
これは3つとも分かります!
素牛
慣れてきたら、他のグラフも使うことがあると思うけど、まずはこの3つで充分。じゃあ、実際の例で使ってみるよ。

 

棒グラフを作ろう

 

素牛
まずは、教材の「支店別まとめ」シートから、人口の棒グラフを作ってみよう。

棒グラフは、量の大きさを比較するためだったね。

作り方は、グラフにする対象のデータを選択しておいて、挿入タブ→グラフを選択するんだ。動画を作ってみたので、見てみてね。

 

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魔九郎
あ、すごくかんたんですね。

面積も一緒に選んだらどうなるんですか?

素牛
その場合は、二つ並んだグラフが出来るよ。

ただ、この場合は人口と面積で単位が違うので、2つの軸を使った組み合わせグラフにした方が良いね。それはまた後、違うデータでやってみよう。

魔九郎
こうして見ると、関東支店の人口が一番多いのがすぐ分かりますね。
素牛
まず最初にデータを並び替えてからグラフを作ると、もっとはっきり差が分かるよ。

特別に並び方が決まってない場合は、まず並び替えをしておいてから棒グラフを作るのが一般的だね。

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並べ替えをしてから作ったグラフ

 

魔九郎
この方が、順位も分かって、感覚的に分かりやすいですね~

関東支店の担当エリアって、人口がずばぬけて多いんですね。

 

円グラフを使おう

 

素牛
同じデータを使って、円グラフを作ってみよう。

円グラフは、全体の中の比率を見るためにだったよね。

円グラフも基本的には作り方は同じだよ。ただ、円グラフの場合は初期設定だと少し見づらいので、書式の設定をすることが一般的なんだ。

これも動画を作ったので、参考にしてグラフを作ってみて。

 

魔九郎
これも簡単ですね!

確かに、全体の中の割合を見るには、棒グラフより円グラフの方が分かりやすいです。関東支店と関西支店だけで、全体の半数を占めているんですね。

 

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素牛
作るのは簡単なんだけどね。グラフは見栄えを調整するのに、結構時間がかかるんだよね・・・

初期設定だと色がゴチャゴチャするので、全体の1割未満は「その他」でまとめたりして、見やすい円グラフを作っていこう。

 

折れ線グラフを作ろう!

 

素牛
次は、時系列でデータを比較するための、折れ線グラフだよ。

「年別推移」シートに、過去6年間の日本の人口の推移をまとめたので、ここから作ってみよう。

魔九郎
データを見る限り、ほとんど変わってないように見えますね。
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素牛
そうだよね。こういうデータに、「傾き」を与えることで、傾向を視覚的に表現するんだ。

これも基本的な作り方は同じで、範囲を選択してから挿入タブ→グラフをクリックしてみて。

 

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魔九郎
出来ました!

ムチャクチャ減ってるじゃないですか!

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素牛
まぁこれも見せ方なんだけどね。

折れ線グラフの場合は、傾きを見ることが目的だから、グラフに表示させる最小値が、傾きが大きくなる値に調整されているんだよ。

ちなみに、最小値を0に設定しなおすと、こうなるよ。

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魔九郎
うわっ、全然変わってない。
素牛
折れ線グラフの場合は、良くも悪くも見せ方を調整できるので、目的に合った使い方をしようね。

 

応用編: 2つの値を組み合わせたグラフを作ろう!

 

素牛
これまでは初めてということで、一つの値のみのグラフを作ってきたけど、2つ以上の値を組み合わせたグラフも作れるんだ。

そのうち慣れたら使っていけば良いので、今のところは参考ということで、動画をみてみてね。

 

魔九郎
エクセルでいろんなことが出来るんですね!
素牛
「こんなこと出来ないかな?」と思うことは、大体できるよ。

エクセル以外のソフトを使った方が良い場合もあるけど、まずは「出来るんじゃないか」と考えてみると良いね。エクセルは、何といってもパソコンに標準装備されているから、お金がかからないからね(笑)

今日のところは以上。明日、見た目の調整と印刷をしたら、ひとまず新入社員教育としてはおしまい。だいぶ、できるようになったね~

魔九郎
明日で終わりか~、少し寂しい気もしますね。

ともあれ、ありがとうございました!

 

素牛
グラフ機能に関しては、資料作成などで、細かい点まで気を付けている方も多くいます。

線の太さやマーカーの大きさを工夫したり、凡例をグラフに表示したり、印刷が白黒の場合はグラフに網掛けをしたり・・・、時と場合によって求められるものが変わってきます。

自分だけが見るグラフの場合は適当で構いませんが、人に見せる資料の場合は、見る人のことを考えて、見やすいグラフを作っていきましょうね。

 

続いて魔九郎君のエクセル研修 7日目(最終日)はこちら!

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ABOUTこの記事をかいた人

昭和48年広島県生まれ。現在も広島に住んでいます。 趣味は音楽鑑賞(邦楽、洋楽問わず、クラシック、童謡も)、マンガです。エクセルを効率的に使う方法を紹介して、あなたのお役に立ちたいと思っています。