魔九郎エクセル講習5日目:VLOOKUP関数とピボットテーブルをマスターしよう!

こんにちは、吉井良平です。

魔九郎君のエクセル講習 5日目、今日はエクセルの関数の中でも王様と言ってよい「VLOOKUP関数」と、ピボットテーブルです。

この2つを使いこなせるかどうかで、エクセルの使い方が大きく変わってきます。

エクセルが、単なる表作成のソフトから、データ分析が出来るソフトになります。

新入社員の方、だまされたと思ってこの2つは、早いうちにマスターしておいてくださいね。

 

 

魔九郎エクセル講習 5日目

 

買い物しようと街まで~♪
魔九郎
誰だ?歌いながら入ってくるなんて。
出かけたら~♪
魔九郎
もしや、この声は・・・
穴録部長
財布を忘れて、取りに帰ってきたワシ!
魔九郎
穴録(アナログ)部長!
穴録部長
よう、魔九郎君。エクセルの勉強は進んどるかね?
魔九郎
ええ、だいぶ進んでますよ!
穴録部長
そりゃ良かった。ワシはもうパソコンの勉強はする気はないからな、そのうち君にワシの資料作りを任せるつもりだから、頑張って勉強してくれたまえ。

これまでは座敷わらし君にやってもらってたんだがな、どうも姿が見えないとやりにくいのでな。

魔九郎
ガーン!!

なんだか大変そうな仕事が増えてしまった・・・

 

VLOOKUP関数を使おう!

 

素牛
魔九郎君、ちょっと元気ないね?
魔九郎
なんだか、部長の資料作りをするはめになりそうです・・・
素牛
あの人、全然パソコンの勉強するつもりないからね・・・

この前も、エクセルで A4 1枚の会議資料を作るのに、全部フォントサイズ 18で文字数を減らしてきたんだよ。エクセルをパワーポイントとして使う人だからね。

魔九郎
なんで、そんな人が出世してるんですか・・・
素牛
あれで、取引先には大人気なんだよ。

まぁ、勉強する機会が増えたと思って、前向きにやっていこう!

魔九郎
もし無理難題を言ってきたら、復讐リストに加えてやるからな! グフ!

 

今日使うエクセル教材

ダウンロード
素牛
エクセルでデータを作るときに、別の場所にあるデータを取ってくることが良くあるんだ。その時に大活躍する関数 VLOOKUP関数を使っていくよ。

ファイルの中に、人口シートと、面積シートがあるよね。面積シートにあるデータを、人口の横に持ってこよう。

 

VLOOKUP関数

 

違う場所にあるデータを、同じ文字を探し出して、そのデータを引っぱってくる関数です。

 

=VLOOKUP(検索する値,検索する範囲,その範囲の何番目の列か,検索方法)

 

違う場所にある表から、縦方向(Vertical)にデータを探す(Lookup)するので、VLOOKUP関数といいます。

 

例えば、品番から商品明細や単価を表示させたり、伝票番号から伝票明細を表示させたり、ちょっとした自分仕様のシステムを作ることができます。

 

引数(ひきすう:カッコの中にある関数の動きを指定する部分)が多いので、最初はややこしいですが、ぜひマスターしましょう!

 

魔九郎
なんだか、ややこしいですね・・・
素牛
最初のうちは、ややこしいよね。最初のうちは、関数のダイアログボックスを使ってみよう。

 

魔九郎
できました!かんたんですね。
素牛
VLOOKUP関数に限らず、関数の使い方で頭がこんがらがる場合は、ダイアログボックスを使ったらいいよ。

じゃあ、前回の割り算の復習で、人口を面積で割って人口密度を出してみよう。

03292
魔九郎
できました!

けど、 0.06473 って数字になってますよ。

素牛
もともとの人口が千人単位だからね。人単位にしたい場合は、1000を掛ければいいよ。
03293
魔九郎
なるほど、その辺は臨機応変にやっていくんですね。
素牛
じゃあ、さっきと同じように、英語表記に関してもVLOOKUP関数を使って表示してみて。

英語表記に関しては、ID列から検索していくよ。

・英語表記を検索する場合のダイアログボックス

03294

 

魔九郎
えーっと・・・できました!

同じように、担当支店も入れていけば良いですね。

素牛
なかなか要領が良いね、じゃんじゃんやってて(笑)

「エリア」シートに、ウチの会社の都道府県別担当支店があるから、こういう場合にもVLOOKUP関数が使えるね。

ここまでで、こういう表が出来ました。

03295

 

ピボットテーブルを使おう!

 

素牛
じゃあ、これを担当支店別に、人口を集計してみよう。

集計にはいくつかやり方があるけど、ピボットテーブルを使うのが一番かんたんだよ。

 

ピボットテーブルとは

 

エクセルのデータを、複数の項目で集計する方法です。

集計の方法は、他にもやり方がありますが、まずはピボットテーブルを使ってみてください。これ以外の集計方法は、そのうちに覚えれば大丈夫です。

魔九郎
ウォー!

超早いじゃないですか!

素牛
感動してもらってありがとう(笑)

僕も、最初この方法を知ったときは、あまりの簡単さに驚いたよ。

エクセルでデータを分析する場合には、必須のテクニックなので使いこなしてね。

魔九郎
グフフフ・・何を集計してやろうか・・・
素牛
今日のところは以上だよ。

次は、今日集計したデータをもとに、グラフを作ってみよう。

魔九郎
ありがとうございました!

 

今日の数式が入ったエクセルはこちら

ダウンロード

 

素牛
グラフや表などと違って、途中の計算部分は目に見えないので、身近に教えてくれる人がいない場合は、VLOOKUP関数やピボットテーブルをずっと使っていない人もいます。なんてもったいない。

エクセルの機能の中でも、一番使える種類のものなので、ぜひ使い倒してくださいね。

 

続いて、魔九郎君のエクセル研修 6日目はこちら!

VLOOKUP関数は、特に重要なので、また別の記事も書いています。

VLOOKUP関数をマスター!考え方が分かれば難しくない

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ABOUTこの記事をかいた人

昭和48年広島県生まれ。現在も広島に住んでいます。 趣味は音楽鑑賞(邦楽、洋楽問わず、クラシック、童謡も)、マンガです。エクセルを効率的に使う方法を紹介して、あなたのお役に立ちたいと思っています。