エクセルで数を数える4つの方法 状況に応じて使い分けよう

エクセルで数を数える方法

こんにちは、エクセル使いこなし隊 隊長の吉井良平です。

エクセルで、「件数が何件あるか」を数えることがありますよね。

「エクセル カウント」や「エクセル 数える」で検索してみたところ、カウント関数の使い方がずらっと並んでいるのですが、実際に数を数える際に、関数を使わないことも結構あります。

いろんな状況によって件数のカウント方法を変えていくと、よりエクセルが効率的に使えますので、今回は4つの方法を紹介しますね。

 急ぎの場合は、ステータスバー

ステータスバー

画面の右下にあるこれのことです

 

一番簡単で、一番早いのは、ステータスバーです。

数えたい範囲を選択すれば、エクセルの右下に合計やデータの個数が表示されています。

例えば、

穴録部長
オイ、明日のセミナーの参加人数は何人だ?

などと、上司から急に言われたときに、ササッと答えることができます。

あとは、取引先との電話中に急に数を聞かれたり、会議中にちょっと確認したり、そういう場合にはとても便利です。

もちろん自分で入力していて、途中経過を知りたいときにも使えます。

 

使い方は、ものすごく簡単で、エクセルで範囲を指定するだけです。細かい範囲を指定しなくて良い場合は、列ごと選択してもOKです。

ステータスバー使い方

列全体を選択してもOK

 

素牛
ただ、列全体を指定する場合は、先頭の見出し部分も個数としてカウントされているので、頭の中で1を引き算するとか、ちょっとだけ頭の中で計算してくださいね。

 

急ぎで、条件がある場合はフィルター

エクセルのフィルター

フィルター

フィルターでも数を数えてくれます。

急ぎの場合に、ステータスバーだと計算できない、条件をつけて数を数える場合に使います。

フィルターで条件を指定すると、左下に指定された条件のレコード(*行と考えてください)数が出てきます。

 

エクセルフィルター使用例

フィルターで条件に合う件数を出した場合

フィルターで調べた場合は、データとしてエクセル上に残りません。なので、手書きでどこかに書き写しておくことになります。

あくまでも手元でいろいろ調べる場合に使う方法で、資料作成の場合など、後で数字を検証する必要がある場合は、次のピボットテーブルか、カウント関数を使いましょう。

 

分析する時には、ピボットテーブル

ピボットテーブルでデータ個数計算

ピボットテーブルの結果

 

いろんな条件ごとに、データの個数をカウントしたい場合は、ピボットテーブルを使いましょう。

ピボットテーブルは、合計だけじゃなくて、データの個数もカウントできます。

条件ごとに比較ができるので、データを分析したい時にはピボットテーブル一択です。

 

もし入力漏れがあっても「空白」の集計欄が出てくるので、入力漏れに気づくことができるという効果もあります。

 

 

ピボットテーブルの作り方

ピボットテーブルの作り方1

データの一部を選択した状態で、挿入タブのピボットテーブルをクリック

ピボットテーブルの作り方2

ダイアログボックスが出ます

ピボットテーブルの作り方3

数えたいものを行(もしくは列)へ、値の方に何か別の項目を入れる

ちょっと分かりにくいかもしれませんので、作り方の動画を作ってみました。

もしマスターしていない方がいらっしゃれば、ぜひマスターしてくださいね。エクセルの中でも、特に優れた機能です。

 

資料を作る場合はCOUNT系関数

 

会議資料など、表形式で数を表示させる場合は、COUNT系関数を使います。

あと、毎回同じような集計をする場合は、関数を使っておいた方が楽です。

カウント系関数

表の中にカウント関数を入れ込んだ例

 

カウント系関数の種類

カウント系関数には、いくつか種類があります。

関数名 用途 具体例
COUNT =COUNT(範囲) 範囲の中にある、数値のセルの数を調べる 不参加をテキスト(文字)で入力した場合に、参加人数を数える

(*私はほとんど使ったことないです)

COUNTA =COUNTA(範囲) 範囲の中にある、空白以外のセルの数を調べる 名簿に記載された人数をカウントする

アイテム数を数える

COUNTBLANK =COUNTBLANK(範囲) 範囲の中にある、空白のセルの数を調べる 不参加を空白にした場合、不参加の人数をカウントする

部屋の予約表などで、空き室の数を調べる 等々

COUNTIF =COUNTIF(範囲,条件) 範囲の中で、条件に合ったものの数を調べる 特定の条件で数を調べたい場合

特定の人の参加回数をカウントしたい場合など

COUNTIFS 二重の条件で数をカウントしたい場合・・・ですが、ややこしいのでお勧めしません。この関数を使うのであれば、ピボットテーブルを使ってクロス集計するか、VBA(マクロ)を覚えた方が良いと思います。

 

COUNT、COUNTA、COUNTBLANKは、式の値に範囲を指定すれば良いだけなので、簡単です。

COUNTIF関数も割とよく使うので、覚えておいた方が良い関数です。

 

COUNTIF関数

COUNTIF入力例

余談ですが COUNTIF関数を使う際は、後でコピーできるように、範囲を絶対参照にしておくのがポイントです。

*絶対参照、相対参照に関して、不明な方は魔九郎エクセル講座3日目をご覧下さい。

 

 

数を数える練習のために、今回使ったエクセルファイルを添付しますね。

ダウンロード

 

まとめ

 

エクセルでは、同じ結果を得るのにもいくつか方法があります。

その時々の状況によって、使い方を分けていくと、より効率が良くなりますので、時と場合によって数の数え方を使い分けることをおススメします!

 

 

エクセルで数を数える方法

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ABOUTこの記事をかいた人

昭和48年広島県生まれ。現在も広島に住んでいます。 趣味は音楽鑑賞(邦楽、洋楽問わず、クラシック、童謡も)、マンガです。エクセルを効率的に使う方法を紹介して、あなたのお役に立ちたいと思っています。