発注に関する基本的なコトを知ろう!

こんにちは、吉井良平です。

 

商品計画、売価設定、棚割、仕入計画とやってきました。

次は、いよいよ商品を仕入先に発注します。

 

発注の細かい作業的な面に関しては、次の「ストアオペレーション」の章で出てくるので、今回はまず基本的なことをおさえておきましょう。

 

発注とは

 

発注とは「注文を発すること」で、かんたんにいうと注文をすることです。

仕入計画のところでも出てきましたが、

品切れ(欠品)をしないように、なおかつ在庫が増えすぎないように

発注を行なうことが大事です。

 

品切れは、販売機会の損失になるので、防がないといけないですよね。

在庫が増えすぎると、資金繰りにも影響しますし、商品が売れ残るリスクもあります。

 

在庫が多すぎず、少なすぎず、適正なレベルにあることを 適正在庫 といいます。

言い換えると、適正在庫を保つように、発注業務を行なうのです。

 

 

適正な発注業務を行なうために必要なこと

 

多すぎず、少なすぎずの適正在庫を保つよう、発注業務を行なうためには、お店の通常の仕事がきちんと行われている必要があります。

 

① 倉庫や陳列棚が整理整頓されているか

倉庫や陳列棚が整理整頓されていないと、正しい在庫量が分かりません。

「何が何個ある」ということが、一目で分かるようになっていないと、発注業務に時間がかかり過ぎてしまいますよね。

 

② 販売状況が適切に管理されているか

どの商品がどれだけ売れているのか、というのが分からないと、販売の予測がたてられません。

売れ行きが伸びている商品などは、多めに発注する必要があるので、普段から販売状況が分かるようになっていないと、適正な発注はできません。

③ 発注済み情報が適切に管理されているか

お店にその商品の在庫が無くても、実は前回発注済みで、まだ納品になっていないだけかもしれません。

二重に発注することがないよう、発注済みの情報も管理されていないといけませんよね。

④ 外部情報をチェックする

外部情報とは、社外からの情報のことでしたよね。

地域の催事や、メーカーが新商品を出す、などの情報を確認しながら、発注業務を行なう必要があります。

 

地域の催事とは、お祭りとか、小学校の運動会とか、そういうものです。

お祭りのシーズンには、足袋(たび)やハッピなどが売れたりするので、普段より多めに在庫を持っておく必要があります。

細かいことを言うと、金魚すくいでとった金魚のえさなんかも、祭りのときに需要が伸びますよね。

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発注の形式

 

発注には2種類あって、初期発注補充発注 があります。

 

初期発注とは、初めてお店に入れる商品や、季節商品などその時だけに必要な商品に関する発注のことです。

補充発注とは、定番商品 を追加で発注することです。

 

お店で常に決まって並べている商品(定まっている商品)を、定番(ていばん)といいます。

日常生活に必要な商品、生活必需品は、いつもお店にないと困るので、定番商品になっていることが多いです。

(例:電池、ボールペン、ガム、鉛筆、ノート、洗剤、ティッシュ等々)

 

定番品

いつお店に行ってもあるようにしておかないといけないですよね

 

補充発注の方法

 

定番品の補充発注に関しては、定量発注方式と、定期発注方式 の2つのやり方があります。

いつも一定の量を発注する方法と、毎週何曜日とか毎月何日とかに、期日を定めて発注する方法の2通りです。

 

定量発注方式

 

商品ごとに発注点と、発注量を決めて、補充発注をする方法です。

年間を通じて、いつもコンスタントに売れているものは、定量発注方式で発注していることが多いです。

商品の発注に関して考える必要がないので、発注にかかる時間も短くて済みます。

 

例)単3電池4個パック

先ほど、電池の例を出したので、電池で考えてみましょう。

・あるお店で、単3電池の4個パックが、一日に平均で4セットずつ売れるとします。

・お店から卸売業者に発注して、翌々日に納品されるとします。(実際は翌日に入りそうですが)

・4セットずつ売れて納品まで2日間かかるので、お店には最低8セットは在庫がある必要があります。

・8セットだと、一度に大量の電池を購入する場合もあるので、品切れの可能性があります。なので、お店の在庫が12セットを下回った点で発注することにします。(この発注をする在庫量を、発注点といいます)

・一回の発注で、12セットを発注することにしています。(定量)

この流れで、12日間の在庫と発注の推移を追ってみます。

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2日目に在庫が12セットになったので、12セット発注しています。

その次に12セットを下回るのは、5日目ですね。

7日目は8セットも売れてしまったので、また7日目に12セット発注しています。

発注のタイミングは、中2日のときも中1日の時もあってバラバラですが、発注数量は12セットで一定しています。

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これをグラフにしてみると、在庫数は一定の範囲(19~10)の間で、ジグザグに推移しています。

これが定量発注方式です。

定期発注方式

 

発注する時期を決めて、定期的に発注する方法です。

季節性があったりして、売上予測が難しい商品の場合は、定期発注方式をとります。

 

なかなか良い例が思い浮かばなかったので、ある店のカゼ薬の月別売上数と在庫数の関係でみていきます。

(販売数は、月別の風邪患者数から推測してみました。小売店は月単位の発注ではなく、週や日次の発注だと思いますが、あまり良い例が思い浮かばずスミマセン)

 

 

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カゼはやっぱり冬が多いです。2月にはカゼ薬が 1,145個も売れますが、夏になるとひと月に100個ぐらいしか売れません。

発注もその次の月の販売数を予測しながら、1月は927個も発注しますし、5月や8月には100個しか発注しません。

 

 

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グラフにしてみても、多い月と少ない月の差が激しいですよね。

季節などで、売上の上下が激しい商品は、定量発注方式よりも定期発注方式の方が向いています。

 

定量発注方式 定期発注方式
発注量 一定 その都度変わる
発注時期 その都度変わる 一定(週、月など)
発注にかける時間 短い

(ほとんど考えない)

長い

(販売動向を検討しながら発注)

 

その商品の特性をみながら、どちらの発注方式が良いか、検討していくのです!

 

まとめ

 

・発注では、少なすぎず、多すぎずの適正在庫を目指します。

・適正な発注をするためには、日常の業務がきちんと行われている必要があります。

・発注の形式には、新規発注と補充発注があります。

・補充発注には、定量発注方式と、定期発注方式があります。

・定量発注方式は、在庫がある一定数を下回った時点で、一定の数量を発注する方法です。

・定期発注方式は、時期を決めて、販売数量を予測しながら発注数を変えていく方法です。

 

次回は、物流に関する基本的なことです!

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ABOUTこの記事をかいた人

昭和48年広島県生まれ。現在も広島に住んでいます。 趣味は音楽鑑賞(邦楽、洋楽問わず、クラシック、童謡も)、マンガです。エクセルを効率的に使う方法を紹介して、あなたのお役に立ちたいと思っています。