発注の具体的やり方と、荷受け・検収 EDIとEOSの説明を中心に

こんにちは、吉井良平です。

 

前回、商品が品薄になったときの補充に関して学習しましたが、今回はその商品の発注に関してです。

発注の考え方に関しては 第21回 でやりましたが、今回は発注の具体的な方法に関してです。また英語3文字略語が出てきてややこしいかもしれませんが、一つ一つやっていきましょう!

 

定番商品の発注

 

お店でいつも決まって並べている商品、定番商品は、売上を予測しながら在庫を補充発注していきます。(補充発注の考え方は、定量発注方式と、定期発注方式でしたね)

 

昔は、電話やFAXでの発注が普通でしたが、IT化が進んで電子データで発注することが広まってきています。

電子データとは、パソコンに保存されているデータのことです。それをデータのままで仕入先に送って、仕入先もデータのまま受領します。(いちいち発注書を印刷したりしない)

 

データのままで発注することによって、

 

・発注書を印刷したりの手間が省ける

・発注書を保管する必要がなくなる(ペーパーレス化)

・電話代などが削減される

・電話やFAXの言い間違い、書き間違いによるミスが減る

・発注データが残るので、何を発注済かがすぐ分かる

 

などのメリットがあります。

仕入先の方も、電話やFAXの注文だと、それを自社のパソコンに入力し直さないといけません。電子データで受注すると、データそのままを受け取るので、入力の手間も減りますし、その分、商品の手配も早くなります。

発注書などの紙が減ることも、意外に効果が大きいです。紙の用紙代の削減もありますが、発注書の保管は結構場所を取るんですよね。後で廃棄するための時間も30分とか1時間とか平気でかかる場合もあります。

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EOSとEDI

 

EDIとEOSと、同じような言葉が出てくるので、頭がこんがらがるかもしれませんね。

 

仕入先と、電子データをやり取りすることを、EDI(イーディーアイ)といいます。Electric Data Interchange の頭文字で、もう直訳そのまま「電子データ交換」という意味です。

 

このEDIの中で、特に発注に関する部分を EOS(イーオーエス)といいます。Electric Ordering System の頭文字で、これも直訳そのままで、電子的に発注するシステムということです。

 

EDIは発注だけじゃなくて、納品データなどを仕入先から小売業に送ってくることもあります。EOSはEDIの一つの部分ということですね。

 

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EOSの入力方法

 

EOS の入力方法には、3種類あります。

 

① オーダーブック・スキャン方式

注文表をスキャナーで読み取って、発注データを作る方法です。

② 棚札スキャン方式

棚札(商品棚についている値札と商品名が一体となったもの)のバーコードをスキャンして、発注データを作る方法です。

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バーコードを読み取る

③ EOB方式

EOB(電子オーダーブック)で発注するやり方です。コンビニで、たまに見かけることがありますよね。

ipadみたいなものに、発注数量を入力していくやり方です。

商品によっては、最低在庫数より少なくなったものを、コンピューターが自動発注する場合もあります。

 

荷受けと検収

 

発注した商品が店舗に届いて、商品を受け取ることを荷受けといいます。

 

発注した商品が、全部正しく納品されたかをチェックすることを 検収 といいます。

発注データ、納品書、納品された商品の3つを照合して、違う商品が入っていないか、数量は正しく入っているかをチェックします。

 

電話やFAXで発注していた時代は、人間なので仕入先の入力間違いによる商品違いも多かったのですが、EOSが導入されてからは、入力間違いによる商品違いは減っています。

 

私もメーカーの受注センターで働いていたことがありますが、C と L なんかは手書きのFAXだとほとんど見分けがつかない字を書いてくる方もいて、たまに入力間違いがありました。

 

EOSによって、検収作業も楽になってきています。コンビニで納品された商品を売り場に並べるのを見ていても、ほとんどノーチェックで並べていってますよね。

 

EOSのデメリットとしては、やはりシステムなので初期費用がかかります。

また、スーパーやコンビニなど、規格商品がほとんどのお店には良いのですが、特注品が多い業界にはあまり向いていません。

業界によっては、結局手書きFAXと併用することになって、注文方法が複雑になることもあります。

 

まとめ

 

・電話やFAXでの発注から、電子データで発注することが広まってきています。

・データで発注することにより、コスト削減やペーパレス化ができます。

・電子データを取引先とやり取りすることを、EDIといいます。

・電子データで発注することを、EOSといいます。

・EOSには、オーダーブックスキャン方式、値札スキャン方式、EOB方式があります。

・商品を受け取ることを、荷受けといいます。

・発注した商品が、注文通り入っているか確認する作業のことを、検収といいます。

 

次回は、商品をお店に並べる、ディスプレイ方法に関してです!

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ABOUTこの記事をかいた人

昭和48年広島県生まれ。現在も広島に住んでいます。 趣味は音楽鑑賞(邦楽、洋楽問わず、クラシック、童謡も)、マンガです。エクセルを効率的に使う方法を紹介して、あなたのお役に立ちたいと思っています。