個人事業主、小さな会社のための安価な顧客管理、販売管理システムを作りました

こんにちは、「仕事を楽に回そう」デスクワークラボの吉井良平です。

 

地元の個人事業主の方から「顧客管理をしたい」という要望があり、顧客管理・販売管理のシステムを作りました。

個人事業主がお金をかけずに顧客管理をする管理表の作り方」という記事も過去に書いていますが、やっぱり自分で作るのは大変ですし、ちゃんとしたものを作るには、結構な時間がかかります。

顧客管理ソフト、販売管理ソフトもいろいろありますが、個人事業主、従業員5名ぐらいまでの会社であれば、エクセルで充分というか、エクセルの方が小回りもきいて良いです。なかなか、ご自分の業態に合った顧客管理ソフトはないという事情もあります。

(それ以上の規模になると、ちゃんとしたシステムを入れた方が良いと思いますが)

 

有料で依頼をいただいたものなので、無料でダウンロードということはできないのですが、かなり安価で提供しますので、良かったら使ってみてくださいね。

(このファイルは、ご自分でチラシ等を作成されている広告業の方向けのものです。料理教室、カウンセラー、整体院、ダンス教室等でカスタマイズ対応したものもあります)

顧客管理の難しさ

 

「顧客管理をした方が良い」とは思いながら、なかなか出来ていない方は結構いらっしゃいます。

なぜ出来ていないかというと、「しなくても仕事が回る」からです。

日々忙しい中、仕事を回す方が当然優先順位が高いので、顧客管理は後回しになってしまいます。

 

また、「どうやって顧客管理をすれば良いか、良く分からない」という方もいらっしゃると思います。

 

そこで、今回作った顧客管理システムでは、絶対に行なわないといけない販売業務と連携させて、顧客の管理ができるようにしました。

 

顧客管理・販売管理システムの中身

 

いろいろ理屈を言うよりも、まずはどんなものか見ていただいた方が早いかと思いますので、動画とともに紹介しますね。

 

見込み客の登録

名刺交換をした方、お問い合わせをいただいた方など、将来お客様になっていただける可能性のある方、それが見込み客ですよね。

まずは見込み客を登録して、「何人、どのぐらいの確度の方がいるのか」というのを管理していきます。

事業というのは、新しい顧客が生まれないと衰退していきますよね。その意味で、見込み客の管理はとても重要です。

この時点では、あまり入力が大変にならないように入力項目を少なくしていますが、私の方でカスタマイズして、項目を変更することも可能です。

フィルターをかけて、未成約リストを作ったり、ピボットテーブルをかけて月ごとの見込み客獲得実績を作ることも可能です。

 

見込み客から顧客への登録

 

無事に見込み客から引き合いがあって、実際のお客さんになっていただいた場合は、先ほどの見込み客リストを右クリックすれば、顧客リストに名前などがコピペされます。

顧客リストの方では、住所や取引条件などの詳しい情報を入力していきます。これが顧客データベースになります。

顧客情報をメンテナンスしたら、見積書や請求書に使えるようにするため、一番上にあるボタンをクリックします。

 

見積書の作成

 

顧客管理が出来ていない理由として、「顧客管理しなくても、仕事が回る」ということがありましたよね。

なので顧客管理の仕組みを、絶対にやらないといけない業務「見積書」や「請求書」の作成と合体させています。

顧客管理をしないと、見積書や請求書が発行できないような仕組みです。

その分、見積書や請求書の作成を楽ちんにして、ちゃんと履歴が取れるようにしています。

(*ピアノの先生用にカスタマイズした例だと、月謝管理と顧客管理を連動させています)

 

また、価格表をメンテナンスしていないと、見積する品名が選択できないようにしています。

小さな会社や個人事業主の場合、価格表ができていないこともよくあります。価格表も併せて整備しておきましょう。

価格表をメンテナンスしないと品名が出ないようにしているのは、後から集計をかけるときに品名の表記のバラツキを無くすためです。人間なのでどうしても、ある時は「チラシA4カラー」と書いていて、ある時は「A4チラシカラー」などと、表記がブレることがあります。

表記にブレがあると、後で集計をかけた時に、同じ品名として集計されないので、もったいないのです。

ちょっと面倒かもしれませんが、価格表も併せてメンテナンスしてくださいね。

(このファイルは、広告業界用に作ったものなので、価格表の項目は業種によっては変えた方が良い部分です。必要に応じて作り替えますので、ご購入された際には、ご自分の業種の商品区分をご連絡くださいね)

 

請求書の作成

 

請求書の作成は、先ほどの見積書とほぼ同じです。

少し違う点は、見積がある場合には、見積番号から明細を呼び出すことが出来る点です。

見積書と同じことを入力しないで良いようにしています。

 

また、締め日区分のところで末締めや20日締めなど、月をまとめて請求するようにしている場合は、請求書ではなく納品書が出るようになっています。

締め日での請求の場合は、締め日後にまとめて請求書が発行されるようにもしています。

 

実績の集計

 

請求書を発行した後に、履歴が残るようになっています。請求履歴≒販売履歴ということで、この履歴を集計すると月ごとの顧客別販売実績が分かるようになっています。

また、(今のところはプログラムを作っていませんが)請求明細を商品ごとに集計すると、商品ごとの販売実績も集計することができます。

(オプションとして、会計ソフトにインポートできる形式でエクセルシートを作ることもできます。)

 

見込み顧客、顧客リストの集計も出来るようになっているので、「今月、何人の見込み顧客を獲得したのか」「今月、何人が実際のお客さんになったのか」という集計もできるようになっています。

 

販売価格に関して

 

販売価格は、当初は 3万円を予定していました。(導入サポート、3ヶ月間の無料フォロー込み)

(サポート内容:操作方法の説明、過去データの取り込み、1ヶ月・2ヶ月後の集計方法説明)

これを作った方には「5万円なら出す」と言っていただいたので、それでも控えめな値段かと思ったのですが、実際に使ってみないと値段って分かりませんよね。

なので、ダメ元でも買ってみようという気が起こるよう、10,000円で提供いたします。(導入サポート、2ヶ月間のフォローを行ないます)

これまでのご依頼は、ほとんどフルカスタマイズになっていますので全く割に合ってないのですが^^たくさん購入していただいたら事例が溜まってくるので、カスタマイズの頻度も減らせて私的にもちょうど良い価格になるのでは、と思っています。

なかなか、その業種にぴったりあった顧客管理ソフトはないので、オーダーメイドで10,000円と考えるとかなりお得です。

飲み会数回分の価格で、将来の数百時間が減らせて、顧客にアプローチできることで収入も増えます。

カスタマイズ事例1: ホメオパシー(補完療法)のクライアント管理ファイル

記事にはしていませんが、セミナー講師、ピアノ教室の先生、小売業(時計店)、アパートの大家さん、整体院、ネイルサロンでもカスタマイズをしています。

ご希望の方は、下記の問い合わせフォームに「顧客管理ファイル希望」と入力して、送信してくださいね。

折り返し、銀行振込の口座とクレジットカード用のリンクアドレスを連絡いたします。(お支払いはどちらでも大丈夫です)

ご参考:導入までの流れ(PDF)

お名前 (必須)

メールアドレス (必須)

見込み客管理
必要不要

メッセージ本文

1 個のコメント

  • 初めまして ママさんバレーボールの理事長をやっております岐阜県の清水t申します
    どうしても登録チームリストを作らなくてはならずサイトを見ていたらあなた様の顧客管理が当連盟に最適と思い一生懸命解読しながらマクロの添付まで行きつきましたが、マクロは初めての経験でうまくいきません
    掲載いただいたマクロをコピペしてやりましたがうまくいきません
    助けてください
    どうしたらうまくいくのでしょう

  • コメントを残す

    メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です

    ABOUTこの記事をかいた人

    昭和48年広島県生まれ。現在も広島に住んでいます。 趣味は音楽鑑賞(邦楽、洋楽問わず、クラシック、童謡も)、マンガです。エクセルを効率的に使う方法を紹介して、あなたのお役に立ちたいと思っています。