Googleスプレッドシート使い方講座 第1回 ファイルの作成

こんにちは、吉井良平です。

 

このサイトはエクセルに関する記事を書いていますが、最近はエクセルを使うことなく、いきなりGoogleのスプレッドシートを使う方もいらっしゃいます。

Googleスプレッドシートに関しては、まだほとんど基礎的な本もなく、ウェブサイトも応用機能に関する記事がほとんどなので、初めて使う方はとまどってしまうのではないでしょうか。

 

私自身は Googleスプレッドシートはあまり使ったことがないのですが、基本的には表計算ソフトなので、エクセルの学習方法が、7割~8割程度は応用できるはずです。

ということで、今回からしばらくGoogleスプレッドシートの基本的な使い方を紹介していくことにしました。

 

私も手探りでいろいろ試してみながら、記事を作っていきます!

内容に関しては、できるだけ正確になるように努めますが、もし不備があれば遠慮なく指摘してくださいね。

新規ファイルの作成

 

今回は1回目ということで、新しくスプレッドシートのファイルを作るところから始めます。

新規スプレッドシートは、Googleドライブから、もしくはGoogleスプレッドシートの画面から作成できます。

Googleスプレッドシートを使うためには、Googleドライブをインストールしておく必要があります。 Googleドライブのインストールに関してはいろんなサイトがありますので、検索してインストールをしてください。

 

Googleドライブから新規作成

 

Googleドライブの画面から、新規 → Googleスプレッドシート を選ぶと、新しくスプレッドシートができます。

Googleドライブ画面

新規 → Googleスプレッドシート

 

マイドライブ → Googleスプレッドシート でも、新しくスプレッドシートが作れます。

スプレッドシートの新規作成方法2

マイドライブ → Googleスプレッドシート

 

Googleスプレッドシートから新規作成

 

Googleスプレッドシートの画面からも、新規作成ができます。

左上のメニューから「スプレッドシート」を選ぶか、右下の「+」ボタンを押すか、のどちらかで、新規ファイルが作成されます。

Googleスプレッドシートの作り方3

どちらかの方法で作れます

 

スプレッドシートの画面

 

新規作成をすると、スプレッドシートの画面が開きましたよね?

Googleスプレッドシート画面

新規作成した後の画面

 

基本的な用語

グーグルスプレッドシートを使っていくうえで、基本的な用語を覚えておきましょう。

覚えなくても感覚的に使えますが、やっぱり言葉にしておくと、より理解が深まります。

Googleスプレッドシートの用語

画面と用語

上から順番にいきますね。(はっきりと分からない名前は、エクセルでの名前に準じています)

タイトル: ファイル名が表示されます。

メニュー: スプレッドシートに使える機能を、「ファイル」「編集」「表示」「挿入」「表示形式」「データ」「ツール」「アドオン」「ヘルプ」という分類で分けていれているメニューです。

ツールバー: よく使う機能は、ボタンになっていて、このボタンを押すことで使うことができます。

数式バー: セルに入っている値、または計算式を表示する場所です。

 

作業領域(作業をするスペース)は、行と列によって、マス目状に区切られています。

一つ一つのマス目のことを、セル といいます。

下側に行くに従って、1,2,3,4,5~と増えていくのが、です。

右側に行くに従って、A,B,C,D,E~と増えていくのが、です。

一つ一つのセルは、列番号と行番号によって、A1,A2・・・B1,B2・・・と、場所を特定することができます。

 

シート見出し: シートの見出しです。

 

どっちが行でどっちが列だっけ・・・?と、こんがらがるかもしれませんが、とりあえずは列番号と行番号で、セルの位置が特定されるということは、今回で覚えておいてくださいね。

 

ファイル名を変更しよう

 

新しく作ったファイルは「無題のスプレッドシート」という名前になっています。

かわいそうなので(?)と、後で分かりやすいように、名前を変更しましょう。

タイトル部分をクリックすれば、ファイル名が変更できます。

スプレッドシートの名前変更

名前を変更

 

ファイル名は、後で分かりやすいような名前にしましょう。

名前順に並べ替えたりすることもできるので、自分なりに分かりやすい統一した名前付けのルールを作っておくと便利です。

一般的には、

  • 年月+業務名 例)1607_売上管理表
  • 業務名+年月 例) 売上管理_1607
  • 業務名+担当者 例) 売上管理_吉井

などのルールがあります。

業務によっては、管理番号を入れたり、日付まで入れたりした方が便利なので、その時々に応じた名前のルールを作ってくださいね。

なお、業務によってフォルダーに分けている場合は、右側のフォルダーアイコンをクリックして。ファイルをフォルダーに移動させましょう。

スプレッドシートの保存

フォルダーごとに保存できます

 

ファイルの終了

 

Googleスプレッドシートは、毎回の作業が自動的に保存されていくので、(よくも悪くも)エクセルのように、自分でファイルの保存という作業をする必要がありません。

ファイルの編集を終わりたい場合は、ブラウザをそのまま閉じても大丈夫ですし、ホームボタンからスプレッドシートのホーム画面に戻っても大丈夫です。

スプレッドシートの終了

作業の終了

 

まとめ

 

今回は、新しくファイルを作成して、終了するところまでをやりました。

マイクロソフトのオフィスを入れていない方でも、無料で使える表計算ソフトです。

せっかくのソフトなので、少しずつ使っていきましょう!

 

次回は、「かんたんな計算をしてみよう」です。

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    ABOUTこの記事をかいた人

    昭和48年広島県生まれ。現在も広島に住んでいます。 趣味は音楽鑑賞(邦楽、洋楽問わず、クラシック、童謡も)、マンガです。エクセルを効率的に使う方法を紹介して、あなたのお役に立ちたいと思っています。