Googleスプレッドシート講座第4回:入力の基本をマスターしよう

こんにちは、吉井良平です。

 

Googleスプレッドシートの使い方も4回目になりました。今回は、基本的な入力方法に関してです。

「入力方法なんて、分かってる」とおっしゃるかもしれませんが、やっぱり入力は一番基礎の部分です。

ちょっとした入力方法を知らないと、同じことを何度も入力する羽目になったり、後々、ものすごく時間を損してしまうこともあります。

時間がもったいないという面もありますし、何より同じことを何度も入力するのは面倒ですよね。

基本的な入力方法を、しっかりマスターしておきましょう!

セルへの入力

 

Googleスプレッドシートでは、文字や数値を、セルという一つ一つのマス目に入力していきます。

おさらいのために、第一回で出した画像をもう一度掲載しますね。

Googleスプレッドシートの用語

画面と用語

 

文字は、普通にキーボードで入力します。

数字は、キーボードの数字、またはテンキーで入力します。

文字と数字に関しては、そんなに説明の必要はないですよね。

 

日付の入力

日付の入力は、「 – 」(マイナス) もしくは 「 / 」(スラッシュ)の記号を使って入力します。

最初に 「 = 」を入れてしまうと数式になってしまうので、5月3日を入力したければ、ただ単に「 5-3 」または「 5/3 」と入力します。

年を入力しない場合は、その年の日付に自動的になっています。

「 5/3 」と入力した場合は、セルの値は(2016年であれば)2016年5月3日になっています。

誕生日の入力など、年を入力する必要がある場合は、「1973-5-23」「1973/5/23」のように、最初に西暦で年を入力します。

 

時刻の入力

時刻の入力は、「 : 」(コロン)の記号を使います。

例えば、15時02分と入力したい場合は、「15:02」と入力します。

秒まで入力したい場合は、「15:02:24」と、もう一回コロンを入力して秒を入力します。

陸上や水泳の大会の記録など、分と秒だけを入力したい場合は、「0:02:34」と時間の部分に0を入力します。

分と秒だけの値で、時間の0を表示させたくない場合は、メニューの表示形式→数字→表示形式の詳細設定→カスタム数値形式 から、表示形式を変更させます。 が、この変更方法に関しては、最初は頭がこんがらがるかもしれないので、詳細の説明は省きますね。
日付と時間の入力

日付と時間の入力

 

修正方法

 

入力の方法とあわせて、修正の方法もマスターしておきましょう。ちょっと入力を間違うことは、誰にでもありますもんね。

 

セルの値をすべて削除する場合

セルの値をすべて削除(クリア)する場合は、Deleteキーを使います。Backspaceキーでも大丈夫です。

セルを指定した状態で、Deleteキーを押せば、入力してあった値が消えます。

 

セルの値の一部を修正する場合

「一部分だけ入力を間違えた!」という場合もありますよね。

そんな場合は、F2キーを押すと、セルの値を編集できるようになります。

または、数式バーの部分をマウスでクリックしても、編集ができます。

修正の方法

みますた

この場合だと、F2キーを押して編集できるようにして、Backspaceで「すた」の2文字を消して、「した」と入力すれば、正しい日本語になります^^

 

行ごと、列ごと削除する

行全体、列全体を削除する場合は、行番号、列番号を左クリックして、右クリックします。

いくつか表示が出てくるので、その中から削除をクリックすれば、その行・列が削除されます。

行・列の削除

列全体を削除した例

なお、その行・列に入力されている値だけをクリアしたい場合(その行・列は残しておきたい場合)は、行番号・列番号をクリックして、Deleteボタンを押します。

 

以前の状態に戻す

値を削除や修正するのではなく、操作する前に戻したい場合もあります。

そんな時は、「元に戻る」ボタンを押すか、CtrlキーとZを同時に押すか、どちらかで元の状態に戻します。(Macの場合は、Ctrlキーじゃなくてコマンドボタン)

元に戻るのは、1回だけじゃなくて複数回前まで戻れます。だいぶ前の状態まで戻ることができるので、便利な機能です。

元に戻るボタン

元に戻れます

すぐに元の状態に戻せますので、あまり慎重にならずに、どんどん入力していって大丈夫です。

 

ちなみに、元に戻るボタンが無いシステムでも、Ctrl+Zで元に戻せることも多いです。覚えておくと得しますよ~

 

コピーと貼り付け

前に入力したのと、同じ値を入力する場合も結構あります。わざわざ同じことを何度も入力するのは面倒くさいですよね。

そんな時は、コピーと貼り付けという機能を使います。(通称コピペです)

 

右クリックしてコピー → 右クリックして貼り付け でもできますが、もうこれはショートカットキーで覚えてしまいましょう。

Ctrlキー + C でコピーCtrlキー + V で貼り付けです。

(Macの場合は、Ctrlキーじゃなくて、コマンドボタン)

ショートカットキーって何?という方は、私のエクセルに関する記事をご参考ください。一部、使えないショートカットキーもありますが、基本は同じです。

 

コピーと貼り付けい関しては、言葉で紹介するより、動画で見た方が良いかと思いますので、簡単な動画を作りました。

 

連続する値の入力

 

連続する値を入力する場合もあります。

例えば、日付を今月分、1日から31日まで入力したりすることがありますよね。

また、同じ計算式を表のすべての行に入れる場合もあります。

そんな時には、マウスの操作で連続した値を入力することができます。

 

新規に連続した値を入力する場合

連続した値を入力する場合は、セルの右下にカーソルを合わせた状態でドラッグをします。

一つだけ値を選択してドラッグした場合は、同じ値がずっと入力されます。

1,2など、1ずつ増えている法則性がある値をドラッグした場合は、連続した値が入力されます。

これも、動画で見た方が早いと思いますので、動画を見てみてくださいね。

 

連続したデータを追加する場合

既に連続したデータが、隣の列に入力してある場合は、もっと楽に連続したデータを入力(コピペ)することができます。

これで、一瞬で入力できます!

気をつけておくのは、「隣のセルにデータが連続している限り」入力されるということです。たまに空白のセルがあると、ダブルクリックしてもそこで入力が止まってしまいます。

最後の数行分、入力が漏れていた、ということもたまにありますので、注意が必要です!

 

今回の実習用ファイル

連続したデータの入力に関しては、実際にやってみた方が早いので、実習用ファイルを作っています。

試しにやってみてくださいね。

 

まとめ

 

Googleスプレッドシートの、基本的な入力方法は以上です。

(もう少し慣れてきたら、数式のみ、書式のみをコピー&貼り付けする方法も紹介します)

連続した値の入力方法は、知っておくのと知らないので、ものすごく時間に差が出てきます。逆に言うと、一気に値が入力できるように、空白のない表を作っておくことが、時間短縮のためには重要です。

基本的な使い方をマスターしておきましょうね。

 

次回は、印刷関係の方法を紹介します。

印刷関係が終れば、Googleスプレッドシートが使えるようになっていますので、その次からは応用に入っていきます^^

 

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ABOUTこの記事をかいた人

昭和48年広島県生まれ。現在も広島に住んでいます。 趣味は音楽鑑賞(邦楽、洋楽問わず、クラシック、童謡も)、マンガです。エクセルを効率的に使う方法を紹介して、あなたのお役に立ちたいと思っています。