Googleスプレッドシート講座 第3回:書式設定をしてみよう

こんにちは、吉井良平です。

 

Googleスプレッドシートの使い方講座の第3回は、書式の設定です。

書式の設定、というと分かりにくいかもしれませんが、要するに「見栄えを調整する」ことです^^

 

素のままの文字や数字だと、見にくい表になってしまいます。ちょっとした手間をかけて、書式を設定して「読みやすく、分かりやすい」表にしていきましょう。

あまり凝り過ぎるのも良くないですが、ちょっとしたひと手間をかけるだけで、見栄えがずいぶんと違ってくるものです。

 

この辺りは、実際にやってみればすぐに分かりますので、さっそく見ていきましょう!

書式設定の方法

 

書式を設定するには、Googleスプレッドシートのツールバーにあるボタンを使います。

書式の設定方法

赤枠で囲っている部分です

 

左側から、一つ一つ確認していきますね。

 

通貨表示

数字を通貨に変更したい場合は、ツールバーの ¥ マークをクリックします。

2903

数字が入力されているセルを選択した状態で、このボタンを押すと、表示が¥マーク付きの3桁区切りの表示に変わります。

通貨1

こんな感じになりましたよね

この場合小数点は不要なので、また後で説明する「桁を減らす」設定を使って調整してくださいね。

 

なお、通貨が円以外の場合は、「メニュー」→「表示形式」→「数字」→「表示形式の詳細設定」→「その他の通貨」で設定できます。

(ツールバーの「123」をクリックしても、「表示形式の詳細設定」にたどり着けます)

通貨の設定2

その他の通貨の場合

 

なお、何もしなくて設定できるのは記号のみです。( $なら$のみ)

記号のみだと、アメリカドルとカナダドルなど、国の区別がつかないという場合は、自分で記号を設定することもできます。

先ほどの「その他の通貨」の設定画面で、通貨欄を自分で入力することができます。

通貨表示4

お好みの通貨記号も作れます。

 

通貨だけじゃなくて、kg(キログラム)や、km(キロメートル)の単位表示も、この機能でできるようになりますよ。

 

パーセント(%)表示

 

数字をパーセント表示したい場合は、数字が入っているセルを選択した状態で、%ボタンを押します。

これはそのままなので、簡単ですね。

パーセント表示

%表示です

 

小数点の桁を減らす、桁を増やす

 

小数点の桁を減らしたり、増やしたりする場合は、赤枠部分のボタンで調整します。

桁上げ桁下げ

桁を減らしたり、増やしたりした場合

 

桁を減らした場合は、四捨五入した値が表示されます。

元の値は変わっていなくて、表示のみが変わっているということを、おさえておいてくださいね。

上記の例だと、2桁減らして 123.5 と表示されている値でも、123.456 の元の値が入ったままになっています。

 

数字の表示形式

お隣の「123」というボタンでは、数字をどんな表示形式で表示するかを、選ぶことができます。

気をつけておくのは、日付や時間もここから設定する ということです。

 

数字の表示形式を選ぶ

数字の表示形式

一覧にない表示をさせたい場合は、先ほどのように「表示形式の詳細設定」から、お好みの表示形式を作ることができます。

 

フォント(字体)

スプレッドシートに表示するフォント(字体)を変更することができます。

Googleスプレッドシートでは、11種類のフォントから選ぶことができます。

フォント一覧

フォントの一覧です

 

スプレッドシートは実務用なので、これだけフォントがあれば十分・・・ですが、やっぱりちょっと寂しい気もしますね。

フォントを増やしたい場合は、機能を追加する「アドオン」というメニューを使います。メニューから、「アドオン」→「アドオンを取得」を選びます。

アドオンの選択

アドオンを取得

 

「More Fonts」というアドオンがあるので、追加してみましょう。

でも、英語のフォントしか追加されないので、日本人にはあまり意味がないかも・・・

 

とはいえ、スプレッドシートではゴシック体を使うのが基本なので、メイリオとMSPゴシックが使えれば実質的に問題ありません。

あれこれいろんなフォントを使わない分、フォントの数が少ない方が良い面もあります。

 

文字の大きさ

フォントの右隣は、文字の大きさを変更する欄です。

文字の大きさ

この数字が文字の大きさ

文字の大きさのことを、ポイントともいいます。

Googleスプレッドシートでは、デフォルト(最初の設定)は10ポイントになっています。

大きさを変えてみると、こんな感じです。

視力を計ってるみたいです^^

視力を計ってるみたいです^^

なお、大きさの指定は 12→14→18→24→36 で選べるようになっていますが、自分が設定したい大きさを入力しても大丈夫です。

14じゃ小さいし、18じゃ大きい、という場合は、16と直接入力すれば大丈夫です。

大きさも、36以上になります。72でも144でも大丈夫です。

 

太字、斜め、取り消し

強調のために、文字を太字にしたり、斜めにしたりすることもできます。

また、取り消し線をつけることもできます。

太字、斜め、取り消し線

太字、斜め、取り消し線

Bを押すと、太字になります。(Bold-太い の頭文字です)

Iを押すと、斜め文字になります。 イタリック体の I です。

Sに線が引いてあるボタンは、取り消し線のボタンです。

 

MSPゴシックと、メイリオで実際にやってみました。

文字の太さなど

MS Pゴシックとメイリオ

MSPゴシックだと、普通の文字と太字の差がほとんどないですね。

メイリオは斜めの文字にはならないようです。

ただ、こう比べてみるとメイリオの方が読みやすい気がしますね。

 

 

文字の色と背景の色

文字の色と背景

文字の色と背景の色

文字の色と、背景の色を変更することもできます。

タイトル行に色をつける、など設定すると、表が分かりやすくなります。

いろいろ色をつけた

いろいろ色をつけた

入力が必要な欄と、入力が必要ない欄を色分けしたりするのも良いでしょう。

 

セル内での配置 (水平方向)

Googleスプレッドシートに入力した場合、文字であれば左詰め、数字であれば右詰めに、自動的になります。

基本はそれで問題ありませんが、たまに文字なのに右詰めにしたい場合、数字なのに中央揃えしたい場合もありますよね。

そんなときは、「水平方向の配置」ボタンを押します。

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水平方向の配置

実際に設定してみると、このような感じです。

左詰め、中央揃え、右詰め

左詰め、中央揃え、右詰め

 

セル内での配置 (垂直方向)

水平方向での配置が設定できれば、垂直方向での配置も設定できます。

セルの書式設定 垂直方向

垂直方向での配置

Googleスプレッドシートは、デフォルトの状態では下詰めになっています。

枠線との余白があった方が文字が読みやすいので、これは中央揃えにした方が良い場面が多いです。

垂直方向での設定

上詰め、中央揃え、下詰め

 

テキストの折り返し設定

セルに文字を入力して、セルをはみ出した場合の設定です。

セルのはみ出し設定

折り返し設定

そのままはみ出す、全部表示されるよう折り返す、セルの幅で切り詰めるの3つの方法で設定できます。

(デフォルトは、はみ出しです)

折り返し設定

折り返し設定

 

これで、一通り書式の設定(見栄えの調整)が出来るようになりました!

(枠線の部分は、他の機能と絡んでくるところがあるので、また後日紹介します。)

 

実際にやってみよう

 

すべての書式設定を紹介しましたが、実際に使ってみるとすぐに分かるので、実習用のスプレッドシートを用意しました。

「変更前」シートを、「変更後」シートのように書式設定をしていってみてください。

 

なお、変更前と変更後の違いは、下の図の通りです。

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最後に

 

これで一通りの書式設定ができるようになりましたね!

 

書式の設定自体はかんたんなのですが、人によって書式設定にクセがあります。

ある人が見やすいと思って作った表も、他の人にとっては見づらい表だったりすることもよくあるんですよね・・・

職場でスプレッドシートを使う場合は、書式設定のルールを作ることをおススメします!

 

次回は、基本的な入力のテクニックに関してです。

Googleスプレッドシート講座第4回:入力の基本をマスターしよう

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    ABOUTこの記事をかいた人

    昭和48年広島県生まれ。現在も広島に住んでいます。 趣味は音楽鑑賞(邦楽、洋楽問わず、クラシック、童謡も)、マンガです。エクセルを効率的に使う方法を紹介して、あなたのお役に立ちたいと思っています。