Googleスプレッドシート実践講座:顧客名簿管理のテクニック

こんにちは、吉井良平です。

先日より、Googleスプレッドシートの使い方講座の連載をしていますが、より実践的な内容にしていきたいということで、試しに実際にGoogleスプレッドシートを使ってらっしゃる方とのセミナー形式でやってみます。

今回、セミナーを受けていただいたのは、千葉県市川市で「馬場助産院 たんぽぽYOGA」を運営されている馬場佐希子さんです。

馬場さんは、主にヨガの会員さんの名簿管理にGoogleスプレッドシートを使われているということで、名簿管理に役立つテクニックを中心に紹介していきます!

自己紹介

馬場さんヨガ紹介

こんなこともできるんですって!

 

吉井
こんにちは!今日はよろしくお願いします。

馬場さん
こちらこそ、よろしくお願いします。

吉井
馬場さんは、会員さんの管理をGoogleスプレッドシートでやってらっしゃるんでしたよね。

サンプルデータを作ってみたので、送りますね。

馬場さん
開けました!

吉井
実際の名簿は、住所や連絡先などのデータが入っていると思いますが、今回はサンプルデータなので、入会日と名前しか入ってないデータです。

右側に、住所や連絡先が入っていると思っていてくださいね。

では、さっそくやっていきましょう!

 

データの検索

吉井
名簿の中から、「この人の情報を知りたい」っていうことがありますよね。そんな時は、Ctrlキー(マックの場合はコマンドボタン)と、Fのキーを一緒に押してみてください。

馬場さん
はい、押しました。

吉井
そうすると、右上の方に「シートを検索」って出てきましたよね。

検索欄が出てきます

検索欄が出てきます

馬場さん
はい。
吉井
そこに名前を入れると、その名前の人の行が選択されます。
馬場さん
出て来ました!
吉井
そんな感じで、名簿がたくさんになってきたら、自分が調べたい人の名前を入力すると、その人の情報をかんたんに調べることができます。
馬場さん
今までは名簿をあいうえお順に並べていて、画面をスクロールして探していたんですけど、この方が早いですね。
吉井
このCtrl+Fは、Googleスプレッドシートじゃなくても、例えばWEBサイトの文字でも、何でも検索できるので、覚えておくと便利ですよ^^

 

データの並べ替え

吉井
じゃあその次は、データの並べ替えをやってみましょう。

さっき、あいうえお順に名簿を並べてるっておっしゃってましたけど、入会日順に並べてみたい場合もありますよね。

馬場さん
うーん、あります。
吉井
そんな時は、日付の欄を選択した状態で、メニューのデータを押してみてください。
0903

データを押すと、こういったメニューが出てきます

吉井
入会日順に並べ替えたい時は、この中で「列Bを基準にA→Zで並べ替え」を押すと、入会日順に並べ替えられますよ。
馬場さん
吉井さん、すごい基本的なことかもしれませんが、聞いても良いですか?
吉井
どうぞ、どうぞ。
馬場さん
今、ここの日付が西暦/月/日になって、右寄せになってるじゃないですか。

私が作ってるファイルだと、たまにこういう並びにならなかったり、左寄せになってしまうものがあったりするんですけど、なんでなんですか?

吉井
えーっと、それは多分・・・

入力の時に、何かの入力が違っていて、Googleスプレッドシートが日付と認識しない値が入力されているんじゃないかと思います。数字じゃなくて、文字として認識されてるなど・・・

試しに、日付に1を足した計算式を入れてみて、それでエラーが出るようであれば、日付として入力されていないということなので、怪しかったら試してみてくださいね。

 

月ごとの集計をする

吉井
何月に、何人入会したか、とか知りたくないですか?
馬場さん
そうなんですよ~
吉井
これも慣れたら簡単にできるようになるので、ちょっとやってみましょうね。

日付から年、月を取り出す

吉井
まず、準備として入会日の日付から、年と月を取り出してきます。

「年」と「月」の列を追加して、こんな計算式を入れてみますね。

年と月です

年と月です

吉井
これで、日付から年と月が取り出せました。

で、この計算式をコピーして、全部の行に貼り付けます。

馬場さん
今、どうやってコピーしたんですか?上から下まで全部いきましたよね。
吉井
この場合は、左側の列がずっと連続して続いてますよね。

その場合は、セルの右下にカーソルを合わせて、ダブルクリックで一番下までコピペできるんです。

かんたんなコピペ方法

かんたんなコピペ

馬場さん
あ、ダブルクリックでいいんだ~。

フィルタ機能を使う

吉井
では、年と月が取り出せたので、次はフィルタというのを使ってみましょう。

メニューのデータから、フィルタというのを選びます。

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吉井
そうすると、タイトル行のところに▽のボタンが出て来ましたよね。
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吉井
例えば、月の欄にある▼を押して、3なら3を選ぶと、3月に入会した人だけが表示されるようになります。
馬場さん
分かりました。

申し込みがあった月で調べるには、これで使えそうなんですけど、その月に何人来られたかっていうのは、どうやって調べたら良いですか?

吉井
それはですね~

また次に紹介するピボットテーブルという機能を使ったら良いと思うので、まず次の機能を紹介させてくださいね。

ピボットテーブルを使う

吉井
フィルターだと、一覧で見れるのは良いんですけど、数を数える場合は実際に数えていかなくちゃいけないですよね。

ピボットテーブルという機能を使うと、数えなくても良いですし、数え間違いも無くなります。

メニューのデータから、ピボットテーブルというのを選びます。

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吉井
そうすると新しいシートが出来て、右側に「行・列・値」とか表示されてますよね。
馬場さん
はい。
0909
吉井
ちょっとややこしいですけど、行の「フィールドを追加」のところをクリックして「月」を指定します。

値の「フィールドを追加」の欄をクリックして、「名前」を指定します。

今回は数を数えるので、集計にはCOUNTAを指定します。

ピボットテーブルの設定

ピボットテーブルの設定

吉井
そうすると、数を数えなくても、月別の人数を計算してくれてます。
馬場さん
おー。
吉井
今回は年もあるので、列のところに年を指定します。

そうすると、年別月別の申し込み人数が計算されて出てきますよね。

ピボットテーブルの結果

ピボットテーブルの結果

馬場さん
あー、すごい。ふふ(笑)

数えなくて良いんですね。

吉井
そうなんですよ。

数えたら間違う時もありますし、途中で話しかけられたら、どこまで数えたか分からなくなりますしね^^

 

次回予告

吉井
馬場さん、アンケートを取ることってあります?
馬場さん
あります、ありますね。
吉井
Googleフォームというのがあって、アンケートをとったりするのにメチャメチャ便利だし、普段の入力にも使えると思うので、次はGoogleフォームをやってみましょう。
馬場さん
こういったデータの管理って苦手なんですけど、ちょっとやる気が出てきました(笑)

次回、Googleフォーム編はコチラ!

 

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ABOUTこの記事をかいた人

昭和48年広島県生まれ。現在も広島に住んでいます。 趣味は音楽鑑賞(邦楽、洋楽問わず、クラシック、童謡も)、マンガです。エクセルを効率的に使う方法を紹介して、あなたのお役に立ちたいと思っています。