ゴルフコンペやボーリング大会の幹事さんへ!エクセルでかんたん管理

こんにちは、エクセル使いこなし隊 隊長の吉井良平です。

 

先日、席順決めマクロを作って、これは何かに応用できそう・・・と思っていたら、会社員時代にボーリング大会の幹事をやっていたことを思い出しました。

5年間も年2回、100名近い人数を・・・なんで5年間もやってたのかという気もしますが、基本的に世話好きなのです^^

 

ボーリング大会やゴルフコンペの幹事さん、お疲れ様です!!

みなさんいろいろ工夫して運営されていると思いますが、少しでも運営が楽になるよう、エクセルファイルを作成しました。ぜひ、使ってみていただければ幸いです。

これまでの成績順での組分け、ランキング表の作成などが、5秒かからないぐらいで出来ます。

ダウンロード

 

使い方の紹介

 

操作方法、画面のイメージに関して、動画を作ってみました。

 

大会の準備

 

まず大変なのが、人を集めることですよね。

人数集めに関しては、人力で行うしかありませんが、少しでも楽になるように案内文のテンプレートを入れています。

03162

 

ご自分が作られたテンプレートがある場合は、シート名を「案内文」としてこのエクセルファイルに保存すると、このショートカットで案内文のシートに飛びます。

あれこれファイルを分けて保存するより、同じ目的で使用するものは一つのファイルの中にまとめてしまった方が、作業が早くなります。

*名簿シートにFAX番号を入れたら、案内文に宛名とFAX番号を表示させることは、やろうと思えばすぐできます。

収支表や景品一覧表もテンプレートを作っています。皆さんが作られたテンプレートがあれば、これもシート名を「収支表」「景品表」として、一つのファイルにまとめた方が楽になります。

 

私がボーリング大会の幹事をやっていた時には、社員の懇親に使用するということで、会社から補助が出ていました。会社の厚生部費などの申請用紙をシートに入れておくのも、毎回ファイルを探したりすることがないので、楽ちんです。

 

名簿のメンテナンス

 

まずは一番上のボタンを押して、名簿をメンテナンスしましょう。

03163

ボタンを押すと、名簿シートにとびます。

名簿シートでは、今回不参加の人に、E列に”出張中”とか、なんでも良いのでコメントを入れておいてください。E列に何かコメントがあれば、チーム分け表から名前が外れます。

何らかの事情でメンバーから外れた場合は、行ごと削除してください。(別に残しておいても問題ありません)

新しく参加する方がいたら、追加をしておいてくださいね。

 

組分け基準を設定して、組分け表作成

 

組分けは、けっこう幹事さんが頭を悩ます部分じゃないかと思います。

 

ボーリング大会の場合は、レーンごとの争いにしていたので、上手い人と下手(というと失礼ですが)が、うまくバランスを保って各チームに分散するようにしていました。

最初からどのレーンが優勝するかが、分かりきっていたらあまり盛り上がらないのです。

 

各チーム(組、レーン)の実力を平均的にする場合は、②の部分を「均等にする」を選んでください。ガチンコ勝負で成績順でチーム分けをする場合には「実力順」、まったくのランダムにする場合は「ランダム」を選んでください。

 

「あの人とあの人は一緒にしない方が良い」とか、「初めての人は、この人が一緒につくことになっている」などの注意事項があれば、組分け表が出来上がった後で変更してください。

こういう融通がきくところが、エクセルの楽なところです。

 

あとは、男女をまんべんなく配置する(1レーンに必ず女子一人を入れるとか)場合は「する」を選んで、合計人数を見て何チームに分けるかを決めたら、後は緑のボタンを押すだけです。

 

初めて使われる場合は、ランキング表が無い状態ですよね。

成績順で分ける場合は感覚値でも良いので、「ランキング表」シートに順位と名前を入れてみてください。

ランダムに分ける場合は、気にしなくて大丈夫です。

 

出来上がった組分け表は、印刷の面はあまり考えていません。(組の数ごとに印刷が違うため)

見栄えの調整が必要な場合は、適宜調整をお願いします。

ご自分が作られたフォーマットがあれば、そこにコピペすれば大丈夫です。組分け表は、ただ単なるエクセルのシートです。

 

作業の部分はパソコンにまかせて、その時間を会が盛り上がるような企画を考える時間にあてちゃいましょう!

 

大会が終わったら

 

大会が終わったら、次回のために成績を入力します。ちょっと面倒な作業ですが、これも楽になるよう工夫してみました。

03164

 

青いボタンを押したら入力画面が出てくるので、そこに成績を入力します。ランキングを出すためには、ハンデ無しの成績を入れてくださいね。

その次に緑のボタンを押したら、実績のデータベースが更新されて、最新のランキング表が出ます。

 

03165

サンプルデータなので、適当な名前が入ってます^^

 

どちらかというと、スコアが高い方が成績上位ということが多いのかな、と思って、平均が多い方から順位を付けています。

なので、ゴルフの場合は、数値が少ない方からに並べ替えが必要です。

 

このランキング表は、印刷して配布することは考えていないのですが、もし印刷される場合は、このデータを別のシートにコピーするなどして使ってくださいね。

 

(成績順で組を分ける際に、このシートのデータを読み込んでいますので)

 

最後に

 

私の経験上、忙しい時はこういう組分け作業も結構大変なんですよね。やっつけ仕事で終わらせてしまったことも、正直ありました。

そんな方に、少しでも役に立てれば!と思います。

自分でもなかなか満足の出来です。こうしておけば良かったんだなぁ、と思いますが、ここまで考えて管理ファイルを作ることも、他の業務を抱えていたらなかなか出来ないですもんねぇ。

ご不明な点がありましたら、お気軽にお問合せ下さいね。

 

 

お問い合わせ

 

以上、ゴルフコンペ・ボーリング大会などの幹事様向けエクセルでした!

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です

ABOUTこの記事をかいた人

昭和48年広島県生まれ。現在も広島に住んでいます。 趣味は音楽鑑賞(邦楽、洋楽問わず、クラシック、童謡も)、マンガです。エクセルを効率的に使う方法を紹介して、あなたのお役に立ちたいと思っています。