ピアノ教室の先生へ! 教室の運営を楽にする管理ファイルを作りました

こんにちは、「仕事を楽にしよう」デスクワークラボの吉井良平です。

 

ピアノ教室の先生から依頼をいただき、ピアノ教室の管理ファイルを作りました。(エクセルファイルです)

私の娘もピアノ教室に行っていて(ただいまブルグミュラー)、親近感があるので楽しく作らせていただきました。

ピアノの先生はもちろん音楽にはお詳しいのですが、事務作業はあまり・・・という方も多いと思います。苦手な分野はシステムの力を借りて、本業に専念するためにも、このファイルを使っていただけると嬉しいです^^ 

動画で紹介

あれこれ文章で説明するよりも動画で見ていただいた方が早いと思いますので、まずは動画をご覧ください。

操作方法の紹介

 

ピアノ教室の運営に関する操作は、すべて「メニュー」シートから行えるようになっています。

ピアノ教室月謝未納者確認

メニューから各機能のシートが選択できます

それぞれのボタンの紹介をしますね。

 

新しい生徒さんの登録

 

新しく生徒さんが入られた場合は、メニューから「入会申込み」ボタンを押します。

各教室に、入会時に書いてもらう申込み用紙があると思いますので、その用紙に書いてあることをそのまま入力するイメージです。

「うちの教室は、もっと書いてもらう項目がある」という場合は、カスタマイズもしますのでご連絡ください。

ピアノ教室申込登録

申込み用紙の内容を入力します。

入力した後で、右上の「入会登録」ボタンを押すと、生徒情報が一覧になって保管されています。

ピアノ教室生徒一覧

こんな感じで、どんどん登録されていきます。

 

 

月謝とレッスン時間の入力

 

入会登録ボタンを押すと、月謝とレッスン時間を入力する画面に切り替わります。

ピアノ教室管理

月謝とレッスン時間を入力

月謝とレッスン時間を入力したら、右上の「月謝管理表に登録」ボタンを押してください。

月謝管理表に、新しく登録した生徒さんの情報が追加されます。

なおこのシートが生徒さん一覧にもなっていますので、発表会の準備などで生徒さんの一覧が必要な場合は、このシートの情報を参考にしてくださいね。

 

月謝管理表

ピアノ教室月謝管理

月謝をいただいたら、一番右の列に日付を入力します

メニューから「月謝管理表」ボタンを押すと、上記のような月謝管理表の画面になります。

月謝をいただいたら、ここに納入日を入力すれば、「今月いくら月謝があって、まだ入っていない分がどれだけあるか」が分かるようになっています。

現時点では、納入期限は月末の日付が出るようにしています。

依頼をいただいた先生に聞くと、数ヶ月分まとめて払う方もいらっしゃるということでしたので、管理表には翌月と翌々月の月謝も表示されるようにしています。(翌月分までだけでも良いかも、と思うところもありますが)

 

月謝って、たまに保護者が入れ忘れることもありますし、子どもに持っていかせたのに渡すのを忘れていた、ということもよくあります。

なので管理が大変だと思いますが、これで多少は楽になると思います。

 

時間割表

 

レッスン一覧表に曜日と時間を入力すると、時間割表が作成されるようになっています。

ピアノ教室時間割表

こんな感じで時間割表ができます

まぁこれは手入力で作ってもすぐできるのですが、どうせできるのであれば作ってしまおう、ということで機能に付け加えました^^

 

こんな時は?

 

月謝未納者の確認

「今月、まだ月謝をいただいてない人は・・・」と確認する場合は、メニューから「月謝未納者確認」ボタンを押してください。

月末から7日前になって未納の方の、一覧が出るようになっています。

 

年度が変わった時

4月になると学年が変わりますよね。

学年は誕生日から自動で算出できるようにしていますので、「学年更新」を押すと、新しい学年に登録が入れ替わります。

小学生と中学生で月謝が変わるような場合は、レッスン内容のシートを変更して下さいね。

 

退会者が出た場合は

退会者が出た場合は、生徒一覧の退会日欄に日付を入力して、右クリックして「退会登録」処理を行ってください。

退会日を入力します

「退会登録」を選択すると、レッスン一覧から該当する人の名前が消えて、次回から月謝管理表や時間割表に表示されなくなります。

 

月謝の集計

月謝の集計は、ボタンで出来るようにしようかとも思いましたが、今のところはそこまで作っていません。

集計方法はいろいろありますが、一番簡単で応用が利く「フィルター」という機能を使った集計方法を紹介しておきますね。

 

使用上の注意

 

このピアノ教室運営管理ファイルは、エクセルの「マクロ」という機能を使っています。

iPadなどで使えるエクセルは、このマクロ機能に対応していませんので、パソコンでしか使えません。

また、エクセルじゃない表計算ソフト(エクセル互換性ソフト)がパソコンに入っている場合もありますので、その場合も使えないことを書いておきます。

iPadでも使えるようGoogleスプレッドシートへのカスタマイズも出来ますが、最初の設定にそれなりに時間がかかるので、とりあえずはエクセルバージョンのみでの紹介です。

各生徒さんのレッスンシートなども作ろうと思えば作れますので、ご希望があればカスタマイズ対応をします。

 

価格

 

価格は、もう少し高くても良いかな?と思いつつ、広く使っていただきたいという思いもあり、

2,000円とさせていただきます。

ちょうどレッスン1回分と思えば、お手軽ではないでしょうか。

申込用紙の項目を変更するとかのカスタマイズが必要な場合は、+3,000円とさせてくださいね。

お申し込みの場合は、下記のフォームに「ピアノ教室運営管理ファイル希望」と書いて送信していただければ、追って返信させていただきます。

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ABOUTこの記事をかいた人

昭和48年広島県生まれ。現在も広島に住んでいます。 趣味は音楽鑑賞(邦楽、洋楽問わず、クラシック、童謡も)、マンガです。エクセルを効率的に使う方法を紹介して、あなたのお役に立ちたいと思っています。