エクセルでデータを選択して表示する方法(動画付き)

こんにちは、「仕事を楽に回そう」デスクワークラボの吉井良平です。

 

今回は、フィルターという機能を使って、データを選択して表示させる方法です。

たくさんあるデータの中から、特定の値のみを探すのは大変ですよね。

売上データから、特定の担当者だけ、特定の商品だけを見たい場合って、あります。

また、計画を達成した担当者のみを表示させたり、昨対を超えた商品だけを見てみたい場合もあります。

そんな時には、このフィルターを使って、指定した条件でデータを表示させることができます。

 

並べ替えと並んで、エクセルの中でも、かなりよく使う機能です。ちゃんとマスターしておきましょう!

 

(この記事は、エクセル動画教室の第19回目です。記事の一覧は「無料オンライン動画教室もくじ」から確認できます。)

 

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今回の動画

今回の教材

教材のエクセルファイルをダウンロードして、動画で紹介したワークをしてみてください。

ワークが無事できたら、次のレッスンに進みましょう。

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フィルターを使ったデータの選択

 

今回は、エクセル中級編の第5回、「データを選んで表示させる」です。

「フィルター」という機能を使うんですが、フィルターを使って見たいデータだけを表示させましょう。

 

今回のレッスンの目的

今回のレッスンの目的は、「フィルターの使い方を知ること」です。

フィルターを使うと、見たいデータだけを表示させることができます。

見たいデータだけを表示できるようになると、作業効率が向上し、分析能力も向上します。

 

どんな時に使うのか?

 

たくさんのデータがあって、特定の値だけを見たい場合に使います。

例えば、売上実績の表から、自分とか特定の担当者のみを選んで、表示させることができます。

特定の月のみ、「○月のみ」で見たい場合もあるでしょう。

達成率が100%以上の担当者、または商品のみを見たい場合もあるでしょう。

かなり使い勝手が良い機能です。

 

フィルターで抽出できる値

数字も抽出条件とすることができます。100~199といった、範囲での指定もできます。

特定の値(テキスト)も抽出条件とすることができます。

フィルターをかけたら、左下にデータの件数が表示されていることも、覚えておきましょう。

わざわざ目で数えたりする必要はありません。

 

フィルターを使う際に注意すること

前回のレッスンの「並べ替え」と同様に、フィルターが設定される範囲は、エクセルが自動的に「ここからここまで」という範囲を認識します。

そのために、データを「縦方向に」「スキマ無く」作っておく必要があります。

もうデータは、「縦方向に」「スキマ無く」作ると覚えてしまいましょう。

 

実際にフィルターを設定する方法

フィルターを設定する際は、まずフィルターを設定する場所を選択します。

その後で、データタブのフィルターボタンを押します。

 

フィルターボタンを押すと、項目名のところに▼のボタンが出てきます。これがフィルターです。

コーヒーなども「フィルター」を使いますが、そういった抽出するもののことを「フィルター」といいます。

 

真四角なデータであれば、わざわざフィルターを設定する項目名を選択しなくても、フィルターボタンを押せば項目名のところにフィルターが設定されます。

ただ、項目名の1つ上の行に何か値が入っていると、エクセルの自動判別がうまくいかない場合があるので、最初のうちは「項目名を選択した状態でフィルターを押す」ことを習慣づけておいた方が良いです。

 

選択したデータのみを表示させる方法

フィルターの▼マークをクリックして、表示したい値のみにチェックを入れてOKボタンを押します。

そうすると、チェックを残した値のみが表示されるようになります。

元に戻す場合は、「すべて選択」をチェックすれば、元に戻ります。

ちゃんとデータが作ってあれば、特定の値のみを表示させることは難しくありません。

 

条件によって、データを表示させる方法

値そのものではなく、条件をつけてデータを表示させることもできます。

 

テキスト(文字)であれば、「テキストフィルター」を選択して、条件を入力します。

例えば、都道府県一覧から”府”だけを表示させたい場合は、条件に「府を含む」と設定してOKを押すと、京都府と大阪府のみが表示されます。

条件は追加することも可能で、”都”も表示させたい場合は、or条件で「都を含む」も追加すれば、都と府が一緒に表示されます。

 

数(数値)であれば、「数値フィルター」を選択して、条件を入力します。

例えば、最低気温が1度未満の日だけを表示させたい場合は、「1より小さい」と設定してOKを押すと、1度未満の日だけが表示されるようになります。

 

注意:途中にスキマを作らない

並べ替えと同様に、途中にスキマがあると、エクセルはまとまった範囲と認識しません。

ブランクの行や列があると、エクセルはそこまでをまとまった範囲として認識するので、ブランク以降の部分はフィルターに反映されません。

 

ワークの紹介

今回も、ワークをやってみてください。

フィルターを使うと、エクセルの左下に「何件のレコードのうち、何個が表示されました」という表示が出ています。

条件に合ったデータが何件あるかは、目でみて確認するのではなく、ここを見て確認するようにしましょう。

 

今回は以上です。

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ABOUTこの記事をかいた人

昭和48年広島県生まれ。現在も広島に住んでいます。 趣味は音楽鑑賞(邦楽、洋楽問わず、クラシック、童謡も)、マンガです。エクセルを効率的に使う方法を紹介して、あなたのお役に立ちたいと思っています。