エクセルファイルを保存する方法と開く方法(動画付き)

こんにちは、「仕事を楽に回そう」デスクワークラボの吉井良平です。

 

今回は「エクセルファイルを保存する方法と、開く方法」を紹介します。

実際にエクセルを使っていく前に、エクセルファイルを保存する方法、また、保存したファイルを開く方法を知っておきましょう。

保存自体はそんなに難しくはありませんが、ファイルを保存する場所、ファイルを保存する際の名前の付け方は、後々の作業効率を考えるとかなり重要です。

分かりやすい場所に、分かりやすい名前で保存するようにしましょう!

(この記事は、エクセル動画教室の第4回目です。動画教室の一覧は、「無料オンラインパソコン教室もくじ」から確認できます)

 

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今回の動画

 

 

今回の教材

今回も教材はありません。

 

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文字の書き起こし

 

今回は、初級編の第4回、エクセルのファイルの保存と、ファイルを開くです。

エクセルを実際に使っていく前に、ファイルを保存したり開いたりする方法を知っておきましょう。

 

 

今回のレッスンの目的

今回のレッスンの目的は、

「エクセルファイルを保存できるようになる」

「保存したファイルを開くことができるようになる」

ことです。

 

エクセルファイルを閉じる方法

エクセル画面の、右上の×マークをクリックすることで、ファイルを閉じることができます。

もう一つ、ファイルタブ → 閉じる でも、ファイルを閉じることができます。その場合は、エクセル自体は閉じずに、そのファイルだけを閉じる操作になります。

どちらの方法でも大丈夫です。

 

初めてエクセルファイルを閉じる場合は、エクセルが保存する場所を聞いてきます。

何も入力されてない状態で閉じると、保存するかどうか聞いてきませんが、何かを入力すると、保存するかどうか聞いてきます。

 

保存しない場合は、保存しないボタンを押します。

キャンセルして元に戻る場合は、キャンセルボタンを押します。

保存を押すと、保存する場所と名前を入力する画面が出てきます。

 

ファイルの保存場所

One Drive

クラウドです。クラウドというのは、インターネットにつながったサーバーです。

PC

PCは、今使っているパソコンです。

PCには、ドキュメントとデスクトップがあります。

ドキュメントは、PCのリストの中から、ドキュメントを選んで保存します。

デスクトップは、パソコンを立ち上げた最初の画面です。デスクトップにも保存ができます。

 

会社によっては、LANでつながったサーバーに保存することもあります。

クラウドは、OneDriveだけじゃなくて、Dropboxというサービスもあります。

 

ファイルの名前の付け方

ファイルの名前は、基本的にはどんな名前をつけてもOKです。

でも、「場当たり的に名前をつけない」ことが重要です。

場当たり的に名前をつけると、後から「どんなファイルだったのか」というのが分からなくなるので、自分なりのルールを作って保存していった方が良いです。

会社なら、会社なりの名前のルールを作りましょう。

私のおすすめの名前の付け方は、「日付_業務名」です。_はアンダーバーといって、Shift+ろ のキーで表示させることができます。

会社の場合は、業務名の後に作った人の名前とか、部署名とか入れても良いと思います。

 

エクセルファイルを開く方法

 

エクスプローラーから開く

エクスプローラーから対象のファイルをダブルクリックすることで、ファイルを開くことができます。

エクスプローラーは、パソコンの画面の下の方にフォルダーのマークがあるので、そこをクリックすると立ち上げることができます。

エクスプローラーから、目的のファイルを探し出して、それをダブルクリックすると、ファイルを開くことができます。

 

エクセルのファイルタブから開く

エクセルのファイルタブの「開く」からも、エクセルファイルを開くことができます。

この場合は、最近使ったブックの一覧が出るので、ここから開くこともできます。

目的の場所から、目的のファイルを探し出して、開きます。

 

こういう風に開いていくので、「分かりやすい場所に、分かりやすい名前で保存しておくことが大事」です。

そうしないと、後から分からなくなります。

 

先ほど、名前を付けるときに日付を入れておくという話をしましたが、エクスプローラーで一覧表示した場合、数字の順番で並んでくれるので、後から分かりやすいです。

決まり切った業務の場合は、ファイル名に連番をふっておくのも便利です。

自分なりにルールを作って、保存していってください。

 

今回は以上です。

 

 

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ABOUTこの記事をかいた人

昭和48年広島県生まれ。現在も広島に住んでいます。 趣味は音楽鑑賞(邦楽、洋楽問わず、クラシック、童謡も)、マンガです。エクセルを効率的に使う方法を紹介して、あなたのお役に立ちたいと思っています。