ピボットテーブルを使って、簡単に、早く、確実に集計しよう(動画付き)

こんにちは、「仕事を楽に回そう」デスクワークラボの吉井良平です。

 

今回は、集計にとても便利な「ピボットテーブル」という機能をマスターしましょう。

ピボットテーブルは、データを項目を入れ替えたりしながら、自由に集計できる魔法のツールです。

関数を使ったりしないので、手軽に、素早く集計を行なうことができます。

項目を入れ替えながら集計区分を変更していくことで、より深いデータ分析をすることができます。

この機能も知っておくのと知らないのでは、大きな違いがあります。人生が変わると言っても、過言ではありません。

この機会にマスターしておきましょうね。

(この記事は、エクセル動画教室の第30回目です。記事の一覧は「無料オンライン動画教室もくじ」から確認できます。)

 

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今回の動画

今回の教材

教材のエクセルファイルをダウンロードして、動画で紹介したワークをしてみてください。

ワークが無事できたら、次のレッスンに進みましょう。

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ピボットテーブルの使い方

 

今回は、エクセル中級編の第16回「ピボットテーブルの使い方」です。データを簡単に集計する方法をマスターしましょう。

前回のVLOOKUP関数に続いて、ピボットテーブルもとても重要な機能です。

逆に言うと、VLOOKUP関数とピボットテーブルのレッスンが終了すれば、後は細かいことばかりになってきます。今回までは、必ずマスターしておきましょうね。

 

今回のレッスンの目的

 

今回のレッスンの目的は、「ピボットテーブルを使って、いろんな集計ができるようになる」ことです。

ピボットテーブルを使うと、「ミス無く、素早く、簡単に」集計ができるようになります。なので、作業効率が向上します。

また、いろんな角度から集計ができるようになりますので、データの分析能力が上がります。この意味でも、とても重要な機能です。

 

ピボットテーブルとは?

 

ピボットテーブルという言葉には、あまり馴染みがないかもしれません。

「Pivot」というのは、軸の意味です。バスケットボールなどをやられていた方は、ピボットターンなどの言葉を聞いたことがあると思いますが、「何かの項目を軸として」集計するため、ピボットという言葉が使われています。

「Table」は、机という意味もありますが、この場合は「表」の意味で使われています。

「データベースを、項目を軸として集計する表」がピボットテーブルです。

 

ピボットテーブルを使う必要性

 

ピボットテーブルは、大量のデータでもサクサクと集計することができます。よって、作業が早くなります。

また、そもそも入力をしないため、入力によるミスもありません。

SUMIF関数やCOUNTIF関数でもピボットテーブルと同じことができますが、設定がやや面倒です。ピボットテーブルは、直感的に操作することができるため、こういった複雑な関数を使う必要もありません。よって、パソコンが苦手な人でも使うことができます。

こういったことから、集計を行なう際は、ピボットテーブルを第一選択肢として使うようにしましょう。

 

日々、仕事をしていると、いろんなデータが蓄積されていきます。販売データ、顧客とのコンタクト履歴、仕入データなどなど、いろんなデータが貯まっていきます。

こういったデータを活用して、分析をしていくことで、仕事に役立てていきましょう。

 

ピボットテーブルを使う上での注意点

 

ピボットテーブルを使っていくためには、「ピボットテーブルが作れるようなデータにしておくこと」が必要です。

具体的には、「データベース」の形式でデータを用意しておく必要があります。

データベースとは何かというと、「縦方向に」「スキマなく」並んだデータのことです。

縦方向に、スキマなく、の意味が分からなかったら、「エクセル中級編4:データの並べ替え」を復習してくださいね。

 

システムからダウンロードされたデータであれば、ピボットテーブルが作れるような状態のデータであることが多いですが、それ以外のデータの場合は、ピボットテーブルを作るよりも、ピボットテーブルが作れるようなデータを準備することの方が難しかったりします。

データを作る場合には、後からピボットテーブルや並べ替え、フィルターといった機能が使えるような形でデータを作ることが、とても重要です。

 

 

ワークの紹介

 

このピボットテーブルも、習うより慣れろということで、自分でやっていくうちに身についてきます。

ワークとして3例あげていますので、ワークをやって身につけて下さいね。

では、今回は以上です。

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ABOUTこの記事をかいた人

昭和48年広島県生まれ。現在も広島に住んでいます。 趣味は音楽鑑賞(邦楽、洋楽問わず、クラシック、童謡も)、マンガです。エクセルを効率的に使う方法を紹介して、あなたのお役に立ちたいと思っています。